Schneller, effizienter, transparenter und kostenbewusster: Mit der digitalen Akte von Kendox führen Sie die Digitalisierung Ihrer Unternehmensprozesse konsequent fort und schaffen nachhaltig Mehrwerte in Ihrem Arbeitsalltag.
Ob Vertragsakten, Fahrzeugakten, Gebäudeakten, Projektakten, Anlagenakten oder Personalakten: Die Anforderungen mögen variieren, doch viele Herausforderungen sind identisch:
- Zentrale Bereitstellung aller relevanten Informationen
- Fristen- und Terminüberwachung
- Bündelung und Steuerung von Aufgaben
- Nachvollziehbare Prozessverfolgung
- Revisionssichere Archivierung
- Transparenz mit differenzierten Zugriffsrechten
Am Beispiel der Fahrzeugakte zeigen wir, wie Sie mit Kendox effizienter arbeiten und eine moderne, digitale Informationsbasis schaffen.
Der digitale Aktendeckel: Alle Informationen auf einen Blick
In Ihrem Kendox DMS haben Sie auf der linken Seite Kacheln für verschiedene Aufgabenbereiche. Diese richten sich danach, was in Ihrem Unternehmen umgesetzt und für den jeweiligen Benutzer berechtigt ist. Das Aktenmodul (1) (digitale Akte) ist hier an erster Stelle zu sehen.
Innerhalb der Kachel „Akten“ finden sich die diversen Suchen für die unterschiedlichen Aktentypen, die umgesetzt wurden. Wir schauen uns hier die PKW-Akte (2) genauer an.
In der dazugehörigen Trefferliste (3) werden alle PKW-Akten angezeigt. Jeder PKW hat somit seine eigene „Akte“. Selbstverständlich kann auch innerhalb einer Aktenart (hier PKW) gesucht werden. Bei einer großen Menge von Akten ist das eine sehr hilfreiche Funktion.
Wählt man dann einen PKW in der Trefferlist aus, wird rechts in der Vorschau der „Aktendeckel“ (4) angezeigt. Im „Aktendeckel“ können eine Reihe wertvoller Informationen aufgenommen werden, die zur Suche, Information oder Fristenüberwachung dienen können. Um die Informationen übersichtlich zu strukturieren, gibt es auf- bzw. zuklappbare Rubriken (hier mit 5 und 6 markiert).
In einigen Anwendungsfällen, wie z. B. der Personalakte, macht es Sinn, diese Informationen direkt aus ausführenden Anwendungen wie Ihrem SAP bzw. dem Lohnabrechnungssystem automatisch zu importieren und zu aktualisieren.
Fristen automatisiert im Blick – statt riskanter Zettelwirtschaft
Neben der „Sammlung“ von Dokumenten in der Akte spielen zu überwachende Fristen/Termine (Datumsfelder) eine entscheidende Rolle. So sind neben z. B. dem TÜV-Termin auch auslaufende Leasingverträge (6) wichtig, im Blick zu haben. Wer soll sich wann darum kümmern? Nur per Mail informiert oder direkt mit einem Vorgang im DMS? Für alle (berechtigten Personen) nachvollziehbar und vor allem auch stets die Vertretungsregelung bei Krankheit und Urlaub im Blick?
Beides ebenso selbstverständlich und möglich für die „digitale Akte“ mit Kendox wie die revisionssichere Archivierung des Akteninhalts – also den Dokumenten, die in die betreffende Akte abgelegt werden.
Dokumente schnell abgelegt – mit intelligenten Vorschlagswerten
Mit Drag & Drop fügen Sie neue Dokumente bequem der jeweiligen Akte hinzu. Die Informationen aus dem Aktendeckel werden dabei automatisch übernommen, weitere Metadaten wie Dokumentdatum, Dokumentart oder Register können direkt ergänzt werden.
Das Ergebnis:
Eine sauber strukturierte, vollständig durchsuchbare Akte – jederzeit und ortsunabhängig verfügbar.
Die digitale Akte im Überblick
Beim Öffnen einer Akte sehen Sie:
- Im Kopfbereich (A): alle wichtigen Eckdaten auf einen Blick
- In der Trefferliste (B): sämtliche Dokumente der Akte, übersichtlich aufbereitet
- In der Vorschau (C): Dokumente lassen sich direkt anzeigen, bearbeiten und weiterverarbeiten
Gerade bei Akten, die im Laufe der Zeit viele Dokumente enthalten, ist die integrierte Suchfunktion ein großer Vorteil.
Flexibel. Anpassbar. Effizient.
Wie Sie es von Kendox kennen, ist der Aufbau Ihrer digitalen Aktenwelt nicht starr vorgegeben, sondern wird exakt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst – von der Struktur über die Suchfunktionen bis hin zu Vorgängen und Wiedervorlagen.
Denn nur ein System, das Ihre Prozesse widerspiegelt, bringt echten Mehrwert.
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Wir unterstützen Unternehmen auf dem Weg zu effizienteren digitalen Prozessen und beantworten Ihre Fragen jederzeit gerne. Sie erreichen uns telefonisch unter 040 – 228 170 220 oder bequem per E-Mail.
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