Wie viele Kundenaufträge sind gerade noch offen? Welche Rechnungen wurden noch nicht bezahlt? Ist ein bestimmter Artikel verfügbar?
Die Antworten auf solche Fragen stehen bereits in SAP Business One. Trotzdem muss häufig erst die passende Ansicht geöffnet, ein Filter gesetzt oder eine Auswertung gestartet werden. Manchmal übernimmt das auch ein Mitarbeiter, der sich im System besonders gut auskennt.
Künftig könnte ein Teil dieses Weges deutlich einfacher werden. Statt selbst nach der richtigen Stelle im System zu suchen, stellt der Benutzer seine Frage in normaler Sprache:
„Zeige mir die offenen Aufträge für diesen Kunden.“
Ein KI-Assistent kann die Frage verstehen, die passenden Daten in SAP Business One suchen und das Ergebnis verständlich zusammenfassen. Möglich wird das durch eine neue technische Verbindung, für die SAP mit dem Feature Package 2608 ein offizielles Beispiel veröffentlicht hat.
Diese Verbindung nennt sich MCP.
Was ist MCP?
MCP steht für Model Context Protocol. Hinter dem technischen Namen steckt eine recht einfache Idee: Ein KI-Assistent erhält einen geregelten Zugang zu einem anderen System.
Ein gewöhnlicher KI-Chat kennt die Daten eines Unternehmens nicht. Er weiß nicht, welche Kundenaufträge offen sind, welche Artikel im Lager liegen oder ob eine Rechnung bezahlt wurde.
Der MCP-Server stellt deshalb die Verbindung zwischen dem KI-Assistenten und SAP Business One her. Er zeigt dem Assistenten, welche Informationen verfügbar sind und welche Aktionen ausgeführt werden können.
Dabei greift die KI nicht direkt auf die Datenbank zu. Der Weg führt über den Service Layer, also über die offizielle Schnittstelle von SAP Business One. Die vorhandenen Geschäftsobjekte und Benutzerberechtigungen bleiben dadurch erhalten.
Der MCP-Server ist somit kein neuer Chatbot und auch keine zusätzliche ERP-Lösung. Er sorgt dafür, dass ein geeigneter KI-Assistent kontrolliert mit SAP Business One arbeiten kann.
Was hat SAP veröffentlicht?
Mit SAP Business One 10.0 FP 2608 stellt SAP erstmals ein eigenes Beispiel für einen MCP-Server bereit. Partner und Entwickler können den bereitgestellten Programmcode verwenden, testen und an eigene Anforderungen anpassen.
Das ist ein wichtiger Schritt, der aber richtig eingeordnet werden sollte. Es handelt sich noch nicht um einen fertigen Assistenten, der nur installiert und eingeschaltet werden muss.
SAP liefert vielmehr die technische Grundlage. Welcher KI-Assistent verwendet wird, welche Daten er sehen darf und welche Aufgaben er übernehmen soll, muss für jedes Unternehmen passend eingerichtet werden.
SAP selbst bezeichnet den Server als Beispiel für Referenz- und Lernzwecke. Vor einem produktiven Einsatz müssen daher die jeweilige Systemumgebung, die Berechtigungen und das gewünschte Einsatzgebiet geprüft werden.
Weitere Informationen finden Sie im SAP Help Portal zum MCP-Server.
Welche Fragen kann ein KI-Assistent beantworten?
Über den MCP-Server kann der Assistent auf viele der Geschäftsobjekte zugreifen, die SAP Business One über den Service Layer bereitstellt.
Dazu gehören beispielsweise:
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Kunden und Lieferanten
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Artikel und Lagerinformationen
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Kundenaufträge
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Lieferungen
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Ein- und Ausgangsrechnungen
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weitere Stamm- und Belegdaten
Der Assistent könnte damit Fragen beantworten wie:
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Welche offenen Aufträge gibt es für einen bestimmten Kunden?
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Zeige mir die wichtigsten Daten zu einem Artikel.
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Welchen Status hat ein bestimmter Beleg?
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Welche Rechnungen sind für diesen Kunden vorhanden?
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Wie lauten die Kontaktdaten eines Geschäftspartners?
Bevor der Assistent eine solche Abfrage ausführt, ermittelt er zunächst, welches SAP-Business-One-Objekt benötigt wird. Anschließend prüft er, welche Felder darin vorhanden sind. Erst danach werden die eigentlichen Unternehmensdaten abgerufen.
Dieser schrittweise Aufbau hilft dem Assistenten, die richtigen Informationen zu verwenden. Er muss nicht von Anfang an die vollständige technische Struktur von SAP Business One kennen.
Kann der Assistent auch etwas in SAP Business One eintragen?
Der offizielle MCP-Server ist nicht auf reine Auskünfte beschränkt. Er kann grundsätzlich auch neue Datensätze anlegen, vorhandene Informationen ändern oder Datensätze löschen.
Denkbar wäre zum Beispiel, einen neuen Beleg vorzubereiten oder bestimmte Stammdaten zu aktualisieren.
Solche Änderungen erfolgen standardmäßig nicht einfach im Hintergrund. Bevor der MCP-Server Daten verändert, muss der Benutzer den Vorgang ausdrücklich bestätigen.
Zusätzlich gelten weiterhin die normalen Berechtigungen aus SAP Business One. Wenn ein Benutzer keinen bestimmten Beleg anlegen oder keine Stammdaten ändern darf, kann er dies auch nicht über den KI-Assistenten tun.
Das ist ein entscheidender Punkt. Der Assistent bekommt durch MCP nicht automatisch freie Hand im ERP-System. Er arbeitet innerhalb der Rechte, die für den jeweiligen Benutzer eingerichtet wurden.
Erste Geschäftsabläufe sind bereits vorbereitet
SAP hat in das Beispiel zwei Funktionen aufgenommen, die über eine einfache Datenabfrage hinausgehen.
Belege weiterführen
Ein vorhandener Kundenauftrag kann in eine Lieferung oder eine Ausgangsrechnung übernommen werden. Aus einer Lieferung kann wiederum eine Ausgangsrechnung entstehen.
Der MCP-Server stellt dabei die notwendigen Verbindungen zwischen den Belegen her. Es können auch nur einzelne Positionen eines Auftrags weitergeführt werden.
Ein Mitarbeiter könnte den Assistenten beispielsweise bitten: „Bereite aus Auftrag 946 eine Lieferung vor.“
Der Assistent liest den Auftrag, übernimmt die gewünschten Positionen und zeigt den geplanten Vorgang zur Bestätigung an. Erst danach wird die Lieferung in SAP Business One angelegt.
Eingehende Zahlungen verarbeiten
Der MCP-Server kann außerdem eingehende Zahlungen zu einer oder mehreren Ausgangsrechnungen vorbereiten.
Dabei prüft er die offenen Rechnungsbeträge und kann den Zahlbetrag automatisch oder nach einer vorgegebenen Aufteilung zuordnen. Der Vorgang lässt sich zunächst kontrollieren, bevor tatsächlich eine Zahlung gebucht wird.
Diese Beispiele zeigen, dass MCP nicht nur für die Suche nach Informationen gedacht ist. Der Assistent kann auch bei konkreten Arbeitsschritten unterstützen.
Das bedeutet allerdings nicht, dass schon jeder Geschäftsprozess enthalten ist. Weitere Abläufe müssen je nach Bedarf ergänzt werden.
Was ist mit eigenen Feldern und Anpassungen?
Viele Unternehmen haben SAP Business One über Jahre an ihre Arbeitsweise angepasst. Sie verwenden eigene Felder, Tabellen oder individuell entwickelte Objekte.
Der MCP-Server kann solche Erweiterungen über die vorhandenen Systeminformationen erkennen. Eigene Felder können dadurch ebenso in einer Abfrage oder einem Vorgang berücksichtigt werden wie viele Daten aus dem SAP-Standard.
Der Assistent kennt allerdings nicht automatisch die fachliche Bedeutung einer individuellen Erweiterung. Wenn ein eigenes Feld eine besondere Funktion im Unternehmen erfüllt, muss diese Bedeutung weiterhin beschrieben und bei der Einrichtung berücksichtigt werden.
Die technische Struktur kann der Server erkennen. Das Wissen über den tatsächlichen Geschäftsprozess kommt weiterhin aus dem Unternehmen.
Wer darf welche Informationen sehen?
Ein KI-Assistent sollte nicht mehr Daten sehen als der Mitarbeiter, der ihn verwendet.
Für einen späteren produktiven Betrieb sieht SAP deshalb eine abgesicherte Anmeldung vor. Nach der Anmeldung prüft der Service Layer die vorhandenen Rechte des SAP-Business-One-Benutzers.
Auch personenbezogene Informationen können besonders behandelt werden. Abhängig von der Einrichtung werden solche Daten ausgeblendet oder erst nach einer Bestätigung angezeigt.
Schreibvorgänge und andere sicherheitsrelevante Ereignisse lassen sich protokollieren. So kann später nachvollzogen werden, wann eine Änderung angefordert oder ausgeführt wurde.
Damit sind wichtige Grundlagen vorhanden. Sie müssen vor dem produktiven Einsatz aber passend zur jeweiligen Systemlandschaft eingerichtet und getestet werden.
Was kann die Lösung noch nicht?
Der veröffentlichte MCP-Server ist ein Ausgangspunkt und keine fertige Lösung für sämtliche Aufgaben in SAP Business One.
Komplexe Auswertungen, Berechnungen über sehr große Datenmengen oder individuelle Unternehmensberichte funktionieren nicht automatisch. Auch Anhänge und Bilder können mit dem aktuellen Beispiel nicht übertragen werden.
Ebenso sind nicht alle denkbaren Belegketten, Zahlungsarten oder Freigabeabläufe bereits vorbereitet.
Das ist bei einem Beispielprojekt nicht ungewöhnlich. SAP zeigt die grundlegende Funktionsweise und stellt Werkzeuge für erste Anwendungen zur Verfügung. Darauf können weitere, auf das Unternehmen abgestimmte Funktionen aufgebaut werden.
Wie kann ein sinnvoller Einstieg aussehen?
Für die ersten Schritte sollte kein besonders großer oder kritischer Prozess ausgewählt werden. Ein überschaubarer Anwendungsfall liefert meist schneller brauchbare Erkenntnisse.
Ein möglicher Start wäre ein Assistent, der ausschließlich Informationen liest. Er könnte beispielsweise offene Aufträge suchen, Artikelinformationen anzeigen oder einzelne Belege aufrufen.
Die Antworten werden zunächst mit den Daten in SAP Business One verglichen. So lässt sich prüfen, ob der Assistent die Fragen richtig versteht und verlässliche Ergebnisse liefert.
Wenn dieser Zugriff funktioniert, kann später ein einfacher Schreibvorgang hinzukommen. Änderungen und Buchungen sollten dabei weiterhin kontrolliert und ausdrücklich bestätigt werden.
Auf diese Weise lässt sich das Thema schrittweise erproben, ohne sofort tief in bestehende Abläufe einzugreifen.
Unser Fazit
Mit dem MCP-Server schafft SAP eine interessante neue Verbindung zwischen SAP Business One und modernen KI-Assistenten.
Der Nutzen liegt nicht darin, möglichst viele Aufgaben vollständig der KI zu überlassen. Viel interessanter ist die Möglichkeit, vorhandene Informationen einfacher zugänglich zu machen.
Mitarbeiter könnten Fragen in ihrer gewohnten Sprache stellen, statt immer den passenden Menüpunkt, Bericht oder Filter kennen zu müssen. Auch einzelne Arbeitsschritte lassen sich vorbereiten und nach einer Kontrolle ausführen.
Der aktuelle Server ist noch ein Beispielprojekt. Er zeigt aber bereits sehr deutlich, wie sich die Bedienung von SAP Business One in Zukunft verändern könnte.
Entscheidend wird sein, mit einer überschaubaren Aufgabe zu beginnen und genau zu prüfen, wo ein KI-Assistent im täglichen Betrieb wirklich Zeit spart.
Möchten Sie das Thema in Ihrer SAP-Business-One-Umgebung ausprobieren?
Sie möchten wissen, ob die technischen Voraussetzungen bereits vorhanden sind und welcher erste Anwendungsfall zu Ihrem Unternehmen passt?
Gerne sehen wir uns gemeinsam mit Ihnen Ihre SAP-Business-One-Umgebung an und entwickeln einen kontrollierten Einstieg.
E-Mail: info@be1eye.de
Telefon: 040 228 170 220
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