Da Blogbeiträge oft etwas länger ausfallen und man nicht immer die Ruhe und Zeit zum aufmerksamen Lesen hat, breche ich mal bewusst mit der üblichen Struktur eines Blogbeitrags und starte direkt mit dem Fazit.
Ich finde es wichtig, auch mal selbstkritisch zu sein und seine Arbeitsweise rückblickend zu bewerten und dadurch neue Potenziale zur Optimierung zu finden. Das gilt für uns, aber ja vielleicht auch für den einen oder anderen Leser.
Wenn ich meine Erfahrungen auf wenige Gedanken reduzieren müsste:
Der Erfolg eines ERP-Projekts entscheidet sich nicht allein im ERP-System. Er entscheidet sich in der Zusammenarbeit.
Gute Stammdaten, klare Verantwortlichkeiten und durchdachte Prozesse sind wichtige Grundlagen. Ebenso wichtig sind Offenheit, ehrliche Kommunikation und die Bereitschaft, gewohnte Abläufe zu hinterfragen. Das gilt für den Kunden genauso wie für uns als Beratungshaus.
Wir dürfen nicht erwarten, dass jedes Unternehmen seine Arbeitsweise einfach an eine Software anpasst. Gleichzeitig dürfen wir aber auch nicht jede bestehende Gewohnheit ungeprüft digitalisieren.
Die besten Projekte entstehen dort, wo beide Seiten bereit sind, voneinander zu lernen. Wo Erfahrungen ernst genommen, Entscheidungen getroffen und Fehler offen angesprochen werden.
Genau deshalb finde ich ERP-Projekte auch nach so vielen Jahren immer spannend. Nicht, weil immer alles reibungslos funktioniert. Sondern weil jedes Projekt die Chance bietet, ein Unternehmen wirklich besser zu machen und wir ein Stück dazu beitragen können.
Und nicht zuletzt, weil wir selbst aus jedem dieser Projekte etwas mitnehmen und uns verbessern können.
Über 100 ERP-Projekte – und jedes hat mich etwas gelehrt
Wenn ich heute auf die vielen SAP-Business-One-Projekte zurückblicke, die ich in den vergangenen Jahren begleiten durfte, dann denke ich natürlich an erfolgreiche Einführungen, spannende Unternehmen und viele besondere Begegnungen.
Ich denke aber auch an schwierige Projektphasen. An Entscheidungen, die zu spät getroffen wurden. An Prozesse, die wir anfangs nicht vollständig verstanden haben. Und manchmal auch an Lösungen, die technisch funktioniert haben, aber im Arbeitsalltag trotzdem nicht richtig angekommen sind.
Mit jedem Projekt haben wir etwas dazugelernt. Vor allem eine Sache: Ein ERP-Projekt ist niemals nur ein IT-Projekt.
Es geht um Menschen, lieb gewonnene Gewohnheiten, Verantwortlichkeiten und manchmal auch um die Angst, mit einer neuen Software nicht mehr so arbeiten zu können wie bisher.
Viele der Herausforderungen, die uns in Projekten begegnen, wiederholen sich. Deshalb möchte ich einige meiner persönlichen Beobachtungen teilen. Nicht als allgemeingültige Wahrheit und schon gar nicht mit erhobenem Zeigefinger. Sondern als ehrlichen Blick auf das, was aus meiner Sicht über Erfolg oder Misserfolg eines ERP-Projekts entscheidet.
Warum die Technik bei einer ERP-Einführung selten die größte Herausforderung ist
Zu Beginn eines Projekts sprechen wir häufig über Funktionen, Schnittstellen, Datenbankimporte und Zusatzlösungen. Das ist verständlich. Schließlich soll SAP Business One später alle wichtigen Geschäftsprozesse zuverlässig unterstützen.
Ich habe aber immer wieder erlebt, dass die eigentlichen Herausforderungen an einer anderen Stelle liegen:
- Verantwortlichkeiten sind nicht eindeutig geregelt.
- Abteilungen arbeiten nach unterschiedlichen Regeln.
- Prozesse sind über viele Jahre gewachsen.
- Wissen steckt in den Köpfen einzelner Personen.
- Erwartungen an das neue ERP-System gehen weit auseinander.
Früher habe ich in Projekten manchmal zu schnell nach einer technischen Lösung gesucht. Wenn eine Anforderung auf den Tisch kam, wollte ich zeigen, wie wir sie in SAP Business One abbilden können.
Heute frage ich früher und konsequenter: Warum wird dieser Prozess eigentlich genau so durchgeführt?
Diese Frage klingt zunächst banal. Sie führt aber oft zu den wichtigsten Gesprächen im gesamten Projekt. Denn nicht jeder bestehende Ablauf muss in das neue System übernommen werden. Manchmal ist die beste Lösung keine neue Funktion, sondern ein einfacherer Prozess.
Excel ist fast immer wichtiger als zunächst gedacht
Der Satz „Wir haben nur ein paar Excel-Listen“ gehört wahrscheinlich zu den häufigsten Aussagen zu Beginn eines ERP-Projekts.
Und fast immer stellt sich später heraus, dass diese Listen weit mehr sind als einfache Hilfsmittel.
In Excel werden Angebote kalkuliert, Produktionsaufträge geplant, Preise gepflegt, Bestände kontrolliert oder Freigaben dokumentiert. Manche Dateien enthalten Wissen, das über Jahre entstanden ist. Andere werden von einer einzigen Person gepflegt und von vielen Kollegen genutzt.
Ich möchte Excel dabei gar nicht schlechtreden. Excel ist flexibel, schnell und für viele Aufgaben ausgesprochen hilfreich.
Problematisch wird es für mich erst dann, wenn ein geschäftskritischer Prozess von einer einzelnen Datei abhängt. Oder wenn niemand mehr genau weiß, welche Version aktuell ist und warum eine bestimmte Formel irgendwann einmal eingebaut wurde.
Auch hier müssen wir uns als Berater selbstkritisch hinterfragen. Es reicht nicht, eine Excel-Liste einfach durch eine Maske in SAP Business One zu ersetzen. Wir müssen verstehen, warum die Liste entstanden ist, wer damit arbeitet und welchen Zweck sie im Alltag tatsächlich erfüllt.
Das ist manchmal mühsam. Aber genau dort beginnt gute ERP-Beratung.
Schlechte Stammdaten lassen sich nicht wegkonfigurieren
Stammdaten gehören selten zu den Themen, für die sich ein Projektteam begeistert. Alle möchten über neue Funktionen, Dashboards, Apps oder Automatisierungen sprechen. Deutlich weniger Aufmerksamkeit bekommen Artikelstammdaten, Geschäftspartner, Preislisten, Stücklisten und Kontierungen.
Dabei entscheidet die Datenqualität darüber, ob viele dieser Funktionen später überhaupt sinnvoll genutzt werden können.
Wenn Artikel nicht sauber gepflegt sind, Stücklisten nicht stimmen oder Geschäftspartner mehrfach angelegt wurden, kann auch SAP Business One keine verlässlichen Ergebnisse liefern.
Diese Erkenntnis ist nicht neu. Trotzdem unterschätzen wir das Thema auch auf Beraterseite immer wieder. Wir planen Workshops, Migrationen und Tests, gehen aber vielleicht zu selbstverständlich davon aus, dass die vorhandenen Daten schon irgendwie passen werden. Meistens tun sie das nicht.
Eine Datenmigration ist deshalb für mich längst keine rein technische Übernahme mehr. Sie ist eine Gelegenheit, aufzuräumen, Regeln festzulegen und Verantwortung für die zukünftige Datenqualität zu schaffen.
Denn eines habe ich in vielen Projekten gelernt: Was vor dem Projekt nicht sauber war, wird durch die Migration nicht automatisch besser.
SAP Business One: Warum der Standard oft die bessere Entscheidung ist
Ein neues ERP-System wird häufig mit der Erwartung eingeführt, dass danach alles genauso funktioniert wie vorher, nur moderner und schneller. Genau das führt aus meiner Sicht oft in die falsche Richtung.
Natürlich gibt es Prozesse, die ein Unternehmen besonders machen. Bestimmte Abläufe sind Teil des Geschäftsmodells und schaffen einen echten Wettbewerbsvorteil. Dort sind individuelle Erweiterungen sinnvoll und manchmal unverzichtbar.
Aber nicht jede Abweichung vom Standard ist automatisch ein Wettbewerbsvorteil. Manchmal bildet sie einfach nur einen Prozess ab, der vor vielen Jahren aus einer bestimmten Situation heraus entstanden ist.
Auch wir als Lösungsanbieter müssen dabei ehrlich bleiben. Eine Individualentwicklung ist technisch reizvoll. Sie zeigt, was möglich ist, und löst zunächst oft ein konkretes Problem. Trotzdem müssen wir uns jedes Mal fragen, ob sie langfristig wirklich die beste Lösung für den Kunden ist.
Denn jede individuelle Erweiterung muss verstanden, getestet, dokumentiert und gepflegt werden. Sie kann Mehrwert schaffen, führt aber auch zu zusätzlichen Abhängigkeiten.
Heute versuche ich deshalb, klarer zwischen drei Fragen zu unterscheiden:
- Was kann der SAP-Business-One-Standard bereits sinnvoll abbilden?
- Welcher Prozess sollte organisatorisch verändert werden?
- Wo schafft eine individuelle Entwicklung einen echten und dauerhaften Mehrwert?
Diese Abgrenzung gelingt nicht immer sofort. Aber sie ist aus meiner Sicht entscheidend für ein System, das auch Jahre nach dem Go-live noch wartbar und verständlich bleibt.
Ohne einen starken internen Projektleiter wird es schwierig
Ein gutes Beratungsteam kann viel leisten. Es kann Prozesse analysieren, Lösungen entwickeln, Erfahrungen einbringen und den Weg durch das Projekt strukturieren.
Was es nicht ersetzen kann, ist eine verantwortliche Person im Unternehmen, die Entscheidungen herbeiführt.
In erfolgreichen Projekten gibt es fast immer jemanden, der die Themen zusammenhält. Eine Person, die Fachbereiche einbindet, offene Aufgaben nachverfolgt und auch unangenehme Entscheidungen nicht endlos vertagt.
Fehlt diese Rolle, entsteht schnell ein Vakuum. Anforderungen bleiben offen, Rückmeldungen kommen zu spät und verschiedene Abteilungen entwickeln unterschiedliche Vorstellungen vom zukünftigen System.
Dabei müssen auch wir uns fragen, ob wir die Projektorganisation zu Beginn klar genug eingefordert haben. Nicht jedes Unternehmen führt regelmäßig ein ERP-Projekt durch. Wir dürfen deshalb nicht voraussetzen, dass Rollen, Entscheidungswege und Verantwortlichkeiten automatisch bekannt sind.
Es gehört zu unserer Aufgabe, diese Strukturen gemeinsam mit dem Kunden aufzubauen und auch dann anzusprechen, wenn sie im Projekt nicht funktionieren.
ERP-Go-live: Warum das Projekt damit noch lange nicht abgeschlossen ist
Der Go-live ist ein wichtiger Moment. Wochen oder Monate der Vorbereitung laufen auf diesen Termin zu. Das neue System wird produktiv, die ersten echten Aufträge werden erfasst und die alten Abläufe werden Schritt für Schritt abgelöst. Das fühlt sich wie ein Abschluss an.
Heute sehe ich den Go-live eher als Übergang. Erst im täglichen Einsatz zeigt sich, welche Prozesse wirklich funktionieren, wo Anwender Unterstützung benötigen und welche Potenziale bisher noch gar nicht erkannt wurden. Verständlicherweise wünschen sich manche Kunden nach dem Go-live zunächst eine Phase der Ruhe. Das System läuft, und die Organisation muss sich an die neuen Abläufe gewöhnen.
Wenn diese Ruhephase allerdings zu einem Dauerzustand wird, bleibt ein großer Teil des möglichen Nutzens ungenutzt. Themen wie Prozessautomatisierung, Dokumentenmanagement, mobile Anwendungen, der SAP Business One Web Client oder individuelle Web-Anwendungen ergeben oft erst dann wirklich Sinn, wenn die Grundlagen stabil sind.
Auch wir haben Projekte früher vielleicht zu sehr entlang des Go-live-Termins betrachtet. Heute halte ich es für wichtiger, gemeinsam eine längerfristige Entwicklungsperspektive zu schaffen. Ein ERP-System sollte mit dem Unternehmen wachsen und nicht auf dem Stand des Einführungstages stehen bleiben.
Die besten Ergebnisse entstehen, wenn niemand nur an seine Abteilung denkt
Vertrieb, Einkauf, Lager, Produktion, Service und Finanzbuchhaltung haben jeweils eigene Anforderungen. Das ist normal und richtig. Schwierig wird es, wenn jede Abteilung ihren Bereich optimieren möchte, ohne die Auswirkungen auf den Gesamtprozess zu berücksichtigen.
Eine Entscheidung im Vertrieb beeinflusst möglicherweise den Einkauf. Eine unvollständige Artikelpflege verursacht später Probleme im Lager. Ein individuell gestalteter Sonderweg in der Auftragsbearbeitung kann zusätzlichen Aufwand in der Buchhaltung erzeugen.
SAP Business One verbindet diese Bereiche miteinander. Genau darin liegt eine große Stärke des Systems. Gleichzeitig macht diese Verbindung sichtbar, wo ein Unternehmen bisher in getrennten Welten gearbeitet hat.
Diese Diskussionen sind nicht immer angenehm. Manchmal prallen unterschiedliche Interessen, Erfahrungen und Sichtweisen aufeinander. Unsere Aufgabe als Berater ist es dann nicht, einfach für eine Seite Partei zu ergreifen. Wir müssen den Gesamtprozess sichtbar machen und gemeinsam eine Lösung finden, mit der das Unternehmen als Ganzes besser arbeiten kann.
Auch das gelingt nicht in jedem Workshop auf Anhieb. Manchmal verstehen wir erst später, welche Auswirkungen eine scheinbar kleine Entscheidung auf einen anderen Fachbereich hat. Dann müssen wir bereit sein, unsere Empfehlung noch einmal zu überdenken.
Was ich persönlich aus diesen Projekten mitgenommen habe
Nach über 100 SAP-Business-One-Projekten kenne ich viele typische Muster. Trotzdem wäre es falsch zu behaupten, wir hätten für jede Situation sofort die perfekte Lösung.
Jedes Unternehmen funktioniert anders. Menschen reagieren unterschiedlich auf Veränderungen. Und selbst ein fachlich gut geplanter Prozess kann in der Praxis anders wirken als auf dem Papier.
Ich habe gelernt, genauer zuzuhören und nicht vorschnell auf eine vermeintlich naheliegende Lösung zu setzen. Ich habe gelernt, dass ein kritischer Einwand aus der Fachabteilung keine Blockade sein muss, sondern oft auf einen wichtigen Punkt hinweist.
Und ich habe gelernt, dass wir als Berater auch den Mut haben müssen, eigene Entscheidungen zu hinterfragen.
Vielleicht war eine Lösung zu kompliziert. Vielleicht haben wir einen Prozess nicht verständlich genug erklärt. Vielleicht hätten wir einen Anwender früher einbinden müssen. Vielleicht haben wir technisch gedacht, obwohl eigentlich eine organisatorische Frage gelöst werden musste.
Diese Momente sind nicht immer angenehm. Aber sie sind wichtig. Denn genau aus ihnen entstehen Erfahrung und Weiterentwicklung.
Wenn ich heute eines anders mache als zu Beginn meiner ersten ERP-Projekte, dann ist es das: Ich frage häufiger nach dem Warum, bevor wir gemeinsam über das Wie sprechen.
Wer tiefer einsteigen möchte…
Viele der angesprochenen Themen verdienen einen genaueren Blick. Wer sich intensiver mit SAP Business One, den Herausforderungen einer ERP-Einführung oder den Möglichkeiten zur Optimierung bestehender Geschäftsprozesse beschäftigen möchte, findet hier weiterführende Informationen und praktische Einblicke:
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