Aufbewahrungspflicht und GoBD aus Sicht der Finanzbehörde – Ein Leitfaden
Die Einführung der E-Rechnungspflicht führt aktuell dazu, dass uns zunehmend Fragen zur gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von Unterlagen erreichen.
Im Mittelpunkt steht dabei die Frage, welche Dokumente und gegebenenfalls Dateien aufbewahrt werden müssen. Durch die voranschreitende Digitalisierung werden immer weniger Dokumente zwischen Unternehmen auf dem klassischen Papierweg per Post ausgetauscht. Daher verlieren klassische Papieraktenordner massiv an Relevanz und Dokumentenmanagementsysteme, wie unser DMS4SAP, werden zur Pflicht.
Was sind aufbewahrungspflichtige Unterlagen?
Aus diesem Grund sollten Sie auf folgende Dateien/Unterlagen* ein besonderes Augenmerk legen:
- Kontoauszugsdatei
- Belegdatei (z. B.: XML, EDI, PDF)
- Belegdateien können Rechnungen, Aufträge, Bestellungen usw. sein
- Buchungsdatei (z. B. aus Personalabrechnungssystemen)
- E-Mail (sofern es sich um Geschäftsbriefe handelt)
- Geschäftsbriefe können steuerrelevante Korrespondenz wie Rechnungen sowie Angebote usw. sein
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), auf die sich das Bundesministerium der Finanzen (BMF) stützt, fassen die relevanten gesetzlichen Vorschriften zusammen.
Die Grundlage dafür bilden in erster Linie die Abgabenordnung (AO), Umsatzsteuergesetz (UStG), Einkommensteuergesetz (EstG) sowie das Handelsgesetzbuch (HGB) flankiert von weiteren Gesetzen wie dem Aktiengesetz (AKTG), dem GmbH-Gesetz (GMBHG) und dem Genossenschaftsgesetz (GENG).
Die Bedeutung der digitalen Archivierung
Wir alle wissen, dass Dokumente wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen archiviert werden müssen.
Doch ist ihnen darüber hinaus bekannt, dass originär digitale Unterlagen auch digital archiviert werden müssen?
Archivierung von E-Mails
Unternehmer A bekommt von Unternehmer B eine Rechnung per E-Mail. Das Format des Anhangs bzw. der Rechnung selbst spielt dabei keine Rolle. Da die E-Mail selbst ein „originär digitales Format“ ist, muss eine E-Mail bzw. dessen Anhang auch elektronisch/digital archiviert werden – sowohl von Unternehmer A (Kunde), wie auch von Unternehmer B (Lieferant).
GoBD-konforme Archivierung in der Praxis
Eine besondere Herausforderung besteht darin, dass Unterlagen, wie etwa Rechnungen, nicht unorganisiert gesammelt werden dürfen, sondern stets mit direktem Bezug zum Buchungssatz abgelegt werden müssen. Außerdem muss eine Unveränderbarkeit sichergestellt sein.
Warum kommt daher eine reine Speicherung über Outlook/Exchange (Mailprogramm) bzw. reiner Mailarchivierungsprogramme nicht in Frage bzw. ist nicht GoBD-konform?
Nun, Mails – auch empfangene – lassen sich beliebig ändern und wieder speichern. Damit ist der Ursprung nicht mehr zu erkennen (Unveränderbarkeit nicht gegeben). Überdies ist eine Mail ohne ein entsprechend mit dem Buchhaltungssystem verbundenes System nicht mit dem Buchungssatz verknüpft (Ordnungsprinzip).
Anforderungen an Dokumentenmanagementsysteme
Diese Punkte verdeutlichen, warum es entscheidend ist, die ordnungsgemäße Ablage und Archivierung von Unterlagen genau zu planen. Zumal die Finanzbehörde im Rahmen der Betriebsprüfungen hier erhebliche Sanktionsmöglichkeiten hat.
Die Grundlagen für die obigen Ausführungen ist die GoBD. Diese können Sie direkt auf der Homepage des Bundesfinanzministeriums nachlesen.
Unsere Unterstützung: Tipps aus der Praxis mit Verweis auf Expertenberatung
An dieser Stelle möchten wir Sie informieren, dass wir Sie als Beratungsunternehmen zu Ihrem ERP- und DMS-System in letzter Konsequenz an Ihre Steuer- und Rechtsberatung verweisen müssen.
Auf Grundlage unserer Beratungserfahrung geben wir Ihnen gerne wertvolle Tipps und Denkanstöße.
Wichtig zu wissen ist, dass unsere Erfahrung in erster Linie auf fiskalischer Sicht beruht. Das heißt, wir bekommen in erster Linie mit, was aus steuerlicher Sicht vorgeschrieben ist, während andere, teilweise branchenspezifische (z. B. aus Luft- und Raumfahrt) Rechtsvorschriften nicht zu unseren Erfahrungen zählen.
Wenn Sie Unterstützung bei der Umsetzung benötigen, stehen wir Ihnen als Experte für DMS4SAP gerne zur Seite. Sprechen Sie uns an – wir finden gemeinsam eine passende Lösung. Telefonisch erreichen Sie uns unter 040 – 228 170 220 oder ganz bequem per E-Mail.
Auf unserer Homepage entdecken Sie unter dem Reiter „News & Infos“ in der Rubrik DMS weiterführende Informationen zu den Themen DMS4SAP, E-Rechnungen sowie sichere Dokumentenverwahrung.
*Liste ist nicht vollständig!