Die Optimierung Ihrer täglichen Arbeit treibt uns an, unsere Produkte kontinuierlich zu verbessern und zu erweitern. So haben wir in den letzten Monaten wieder eine Vielzahl von Neuerungen in unserem Produkt CLEVER!DMS für Sie umgesetzt.
Ihre Hinweise und Wünsche aus der Praxis haben uns dabei erheblich geholfen – vielen Dank dafür!
Expertentipp von Christian Kipp: „Um immer auf Nummer sicher zu gehen, sind Updates unerlässlich. Kunden spiegeln uns diese Erfahrung nahezu täglich. Updates von Betriebssystemen, neue Anforderungen von Anwendern oder ein erhöhtes Sicherheitsbedürfnis sind nur einige Beweggründe, mit Updates immer auf dem aktuellen Stand zu bleiben.“
Mit dem neuesten Update von CLEVER!DMS heben Sie Ihr Dokumentenmanagement in SAP Business One auf ein neues Level. Dieser Beitrag gibt Ihnen einen kompakten Überblick über die neun wichtigsten neuen Funktionen und Erweiterungen – von automatischer Archivierung bis zur erweiterten Benutzerverwaltung. Ideal für Unternehmen, die ihre digitale Ablage effizient, sicher und zukunftssicher gestalten wollen.
Neue Funktionen in CLEVER!DMS
1. Verbesserte Ablage und Verschlagwortung
– Auswahlliste für Indexfelder (ab Version 1.7.0)
Es können nun Auswahllisten (Wertelisten) für einzelne Felder konfiguriert werden. Diese stehen dann in dem Dialog „Ablage Verschlagwortung“ zur Verfügung.
– Mehrfachauswahl „Für alle Belege anwenden“
Zieht man mehrere Dokumente (Dateien bzw. E-Mails) in die DropZone, können diese in einem Arbeitsschritt mit den gleichen ausgewählten Indexwerten verschlagwortet und ablegt werden.
– Pflichtfeld „Abw. Belegart“ (ab Version 1.12.0)
In der Konfiguration lässt sich einstellen, dass das Feld „Abw. Belegart“ ein Pflichtfeld ist oder nicht.
– Öffnen im Vordergrund (ab Version 1.12.0)
Der Dialog „Ablage Verschlagwortung“ öffnet sich jetzt direkt im Vordergrund, sodass Anwender nicht extra in den Task wechseln müssen.
2. Flexibler arbeiten mit Edge-Integration (ab Version 1.11.0)
Mit der Integration von Microsoft EdgeWebView können Anwender frei zwischen Chrome und Edge als eingebettetem Browser für die DMS4SAP-Suche wählen.
3. Automatische Archivierung von SAP-Anhängen (ab Version 1.12.0)
Mit dem neuen Dienst „DMS4SAP Attachment Archiver“ lassen sich automatisch alle Dokumente, die über den SAP-TAB gespeichert wurden, im DMS archivieren. Dabei werden die gleichen Verschlagwortungskriterien (Indexierungskriterien), wie bei DropZone und Ausdruck, angewendet.
Der Dienst lässt sich komfortabel über die DMS4SAP Konfiguration einstellen. Wahlweise lassen sich die Dokumente nach erfolgreichem Archivvorgang aus dem TAB „Anhänge“ automatisch löschen.
4. Neuen Dialog „DMS4SAP Benutzereinstellungen“ (ab Version 1.11.0)
In dem neuen Dialog „DMS4SAP-Benutzereinstellungen“ kann jeder User seine eigenen Einstellungen zum Verhalten des DMS4SAP konfigurieren. SAP-Superuser können hier die Einstellungen für alle SAP-User zentral festlegen.
5. Neue Funktionen in den „DMS4SAP-Berichten“
– Archivfunktion für „nicht archivierte Ausgangsbelege“ (ab Version 1.7.0)
Die mit der Analyse „nicht archivierte Ausgangsbelege“ identifizierten Dokumente können nun einfach per Markierung und Klick – ohne Druckprozess – (nach-)archiviert werden.
– „Belege nicht im Archiv“ (ab Version 1.9.0)
Es können nun stornierte Belege für die Analyse per Option ausgenommen werden.
– Erweiterungen im „DMS4SAP-Monitor“ (ab Version 1.10.0)
Diverse Erweiterungen für den „DMS4SAP-Monitor“ erleichtern die Überwachung von Archivvorgängen. Außerdem wurde damit die Fehlerbehandlung erheblich vereinfacht.
- Suche nach Benutzer (User im SAP, der den Druck veranlasst hat)
- Suche nach RP-User (SAP-User, der den Archivauftrag veranlassen soll)
- Suche nach Erstellungsdatum
- Suche nach Belegart „keine vorhanden“
- Anzahl der Suchtreffer
- Nummerierung in der ersten Spalte zur besseren Orientierung
- Spalten sind per Klick auf-/absteigend sortierbar
6. Unterstützung des neuen Kendox Major Release V5 (ab Version 1.8.0)
Kendox hat sich für die Herausforderungen der Zukunft technisch vorbereitet und das komplette Kendox DMS mit der Version 5 auf eine neue technische Basis gestellt. Die dafür notwendigen und umfangreichen Anpassungen haben wir im DMS4SAP für Sie vorgenommen.
7. Fit für SAP 10.0 FP 2408 (ab Version 2.0.0)
SAP hat mit dem FeaturePack 2408 (FP 2408) neben einer Reihe von Verbesserungen für die Anwender auch die Technik geändert, mit der Produkte wie unser DMS4SAP integriert werden können. Wir haben umgehend die dafür notwendigen Anpassungen vorgenommen, um die Lauffähigkeit von DMS4SAP sicherzustellen.
8. Mehr Sicherheit mit der 2FA von Kendox-DMS (ab Version 2.1.0)
Sicherheit ist enorm wichtig – insbesondere, wenn das Firmennetzwerk auch von außen erreichbar ist. Zum Beispiel, um via WebClient auf das DMS direkt von überall aus zugreifen zu können. Dafür gibt es im Kendox die 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) um den Zugang besser abzusichern. Mit dem neuesten DMS4SAP-Release unterstützen wir diese Anmeldemethode.
9. Administration
Absicherungsfunktion beim Kopieren von SAP-Datenbanken (ab Version 1.10.0)
Um sicherzustellen, dass beim Kopieren von SAP-Datenbanken zu einem SAP-Testsystem nicht versehentlich in das DMS-Produktivsystem archiviert wird, wurde eine Absicherungsfunktion geschaffen. Die zulässigen SAP-Datenbanknamen inkl. der zugehörigen Servernamen sind in einer eigens dafür vorgesehenen Tabelle im Kendox-DMS einzutragen. Anmeldungen von nicht eingetragenen SAP-Datenbanken werden durch DMS4SAP abgelehnt.
Jetzt mehr aus Ihrem DMS herausholen!
Sie möchten mehr erfahren oder CLEVER!DMS in Ihrem SAP-System einsetzen? Kontaktieren Sie uns telefonisch unter 040 – 228 170 220 oder per E-Mail – wir beraten Sie gern persönlich.
Weiterführende Infos
- CLEVER!DMS4SAP von der Be1Eye GmbH: Beratungstermin vereinbaren
- KENDOX – Büro und Verwaltung 100% digital
- Blogbeitrag „CLEVER!DMS4SAP Ausblick: SAP-Anhänge einfach & sicher finden“