Die digitale Personalakte gewinnt für Arbeitgeber zunehmend an Bedeutung. Spätestens mit den gesetzlichen Änderungen zur digitalen Archivierung von Entgelt- und Personalunterlagen stellt sich für viele Unternehmen die Frage: Ist die digitale Personalakte ab 2027 Pflicht? Und welche Anforderungen stellt der Gesetzgeber konkret an die Archivierung personalbezogener Dokumente?
Papierbasierte Dokumente gelten längst als Bremsklotz moderner Unternehmensprozesse. Die physische Ablage verlangsamt Arbeitsabläufe, erschwert Transparenz und entspricht angesichts der fortschreitenden Digitalisierung nicht mehr dem Stand der Technik. Auch der Gesetzgeber hat diesen Handlungsbedarf erkannt und umfangreiche gesetzliche Regelungen zur digitalen Aufbewahrung von Personalunterlagen geschaffen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, welche gesetzlichen Vorgaben zur digitalen Personalakte gelten, ab wann Arbeitgeber verpflichtet sind, Entgeltunterlagen digital aufzubewahren, und wie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) – insbesondere im Zusammenspiel mit SAP Business One – eine rechtssichere Umsetzung ermöglicht.
Digitale Personalakte: Gesetzliche Pflicht oder freiwillige Entscheidung?
Zunächst einmal möchten wir an dieser Stelle mit einem weitverbreiteten Mythos aufräumen. Viele Beratungsunternehmen prangern eine gesetzliche Pflicht zur Führung einer digitalen Personalakte an. Bei genauerer Betrachtung der Gesetzesgrundlage wird jedoch ersichtlich: Es besteht aktuell keine Pflicht.
Aber: Das Führen einer physischen Personalakte ist und war bisher ebenfalls gesetzlich nicht vorgeschrieben. Laut § 28f des vierten Buches Sozialgesetzbuch ist der Arbeitgeber schon immer verpflichtet, Entgeltunterlagen zum Arbeitnehmer so aufzubewahren, dass innerhalb angemessener Zeit ein Überblick über die Entgeltabrechnungen möglich ist. Die Angaben sind vollständig, richtig und chronologisch geordnet zu dokumentieren, bislang überwiegend in physischer Form. Die Ablage personalbezogener Dokumente in einer strukturellen Einheit „Akte“ ergibt sich aus betrieblichen, nicht aus rechtlichen Gründen.
Gesetzliche Grundlagen (§ 8 BVV & SGB IV)
Besteht also kein Handlungsbedarf hinsichtlich einer Digitalisierung von personalrelevanten Dokumenten? Doch!
Der Gesetzgeber hat bereits zum 01.01.2022 im Rahmen des siebten Gesetzes zur Änderung des vierten Buches des Sozialgesetzbuches (SGB) eine weitreichende Gesetzesänderung vorgenommen. Seit jener Änderung sind Entgeltunterlagen wie Lohnabrechnungen und Sozialversicherungsnachweise, aber auch begleitende Entgeltunterlagen, z. B. Unterlagen zur Staatsangehörigkeit, zur Versicherungspflicht/Versicherungsfreiheit, zur Entsendung, Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen, Immatrikulationsbescheinigungen sowie viele weitere Belege, in digitaler Form aufzubewahren. Eine vollständige Übersicht der digital zu archivierenden Dokumente bietet § 8 Abs. 2 BVV (Beitragsverfahrensverordnung).
Damit kommen wir schließlich auf den widerlegten Mythos zurück, eine digitale Personalakte sei Pflicht.
Angesichts der weitreichenden Gesetzesänderungen ist eine digitale Personalakte aus der betrieblichen Praxis kaum noch wegzudenken. Der Grund liegt nahe.
Die gleichzeitige Aufbewahrung von Unterlagen in digitaler sowie in Papierform ist unstrukturiert, ineffizient und damit teuer.
In der Praxis würde sich dann folgende Frage immer wieder stellen: „Muss ich dieses Dokument digital oder in Papierform ablegen?“ „Wo finde ich welche Dokumente?“
Das bedeutet: Kosten- und Zeitfresser – Chaos inklusive!
Für wen gelten die Änderungen?
So komplex das Thema erscheint, lässt sich diese Frage leicht beantworten. Jedes Unternehmen, das den Status eines Arbeitgebers besitzt, ist betroffen. Dabei findet keine Differenzierung zwischen einer geringfügigen Beschäftigung und einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung statt.
Ab wann gilt die Pflicht zur digitalen Aufbewahrung von Entgeltunterlagen?
Die Gesetzesänderung trat bereits zum 01.01.2022 in Kraft.
Aufgrund des Umfangs der Änderungen und des Geltungsbereichs für sämtliche Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch in § 8 Abs. 3 BVV eine Möglichkeit zur temporären Befreiung geschaffen. Hierzu müssen Arbeitgeber einen Antrag beim zuständigen Betriebsprüfdienst der Deutschen Rentenversicherung stellen, um sich bis zum 31.12.2026 von der Pflicht zur digitalen Archivierung entbinden zu lassen.
Folglich gilt: Haben Sie einen Antrag gestellt, läuft Ihre Übergangsfrist zum 31.12.2026 ab und Sie müssen alle Entgeltunterlagen gemäß § 8 Abs. 2 ab dem 01.01.2027 digital archivieren. Haben Sie sich im Zuge einer Antragsstellung nicht befreien lassen, gilt die Pflicht zur digitalen Aufbewahrung aller Entgeltunterlagen bereits JETZT!
Anforderungen an die digitale Personalakte
Der Gesetzgeber hat weitreichende Anforderungen an eine digitale Archivierung gestellt, die in den „Gemeinsamen Grundsätzen nach § 9a BVV für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und für die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV“ definiert werden. Da Entgeltunterlagen als streng vertrauliche Dokumente eingestuft werden, muss der Arbeitgeber diese revisionssicher mit Zugriffsprotokollierung, einer klaren Rechtestruktur und jederzeit verfügbar aufbewahren. Zudem gelten auch die Bestimmungen aus GoBD und DSGVO. Diese Aufbewahrungsanforderungen bedeuten: Die einfache digitale Speicherung in Ordnerstrukturen im Explorer reicht nicht!
Missachtung der Anforderungen = schwerwiegende Konsequenzen!
Bereits jetzt sollte Ihnen als Arbeitgeber deutlich geworden sein, dass der Gesetzgeber Sie durch neue Regulatorik zum Handeln zwingt. Ein Ausblick auf die zu erwartenden Konsequenzen verdeutlicht die Ernsthaftigkeit.
Ab dem 01.01.2027 kann die Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung gemäß § 28p SGB IV als „elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“ (euBP) erfolgen, bei der nur noch digitale Nachweise von Entgeltunterlagen eingefordert werden. Haben Unternehmen keine vollständig digitale Archivierung von Belegen nach § 8 BVV, verletzen diese nicht nur die Digitalisierungspflicht, sondern auch die Mitwirkungspflicht gem. § 28p SGB IV – und verweigern der Deutschen Rentenversicherung das Prüfungsrecht gem. § 28p Abs. 1 SGB IV.
Mögliche Konsequenzen: Säumniszuschläge, Strafzahlungen, höhere Prüfkosten, Schätzung der Beitragsforderungen.
DMS für die digitale Personalakte mit Kendox
Mit der digitalen Personalakte von Kendox setzen Unternehmen auf ein leistungsstarkes DMS, das sich optimal in SAP Business One integrieren lässt: Effizient, schnell, transparent und kostenbewusst. Mit der digitalen Akte von Kendox treiben Unternehmen die Digitalisierung weiter voran und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.
Denn die digitale Personalakte von Kendox gewährleistet:
- GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung
- Protokollierung von Zugriffen
- Klare Rechtestrukturen
- Fristen- und Terminüberwachung
- Nachvollziehbare Prozessverfolgung
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die digitale Personalakte schafft hier klare Strukturen, Transparenz und Rechtssicherheit.
Sie möchten mehr über den Aufbau und die Struktur der digitalen Akte von Kendox wissen? Dann lesen Sie unseren Beitrag „Digitale Akte – Prozesse endlich durchgängig digitalisieren.“
Interesse an der digitalen Personalakte mit Kendox?
Die gesetzlichen Anforderungen an die digitale Archivierung von Entgelt- und Personalunterlagen sind komplex – und ab 2027 verbindlich. Mit der digitalen Personalakte von Kendox setzen Sie auf eine rechtssichere, revisionssichere und SAP-Business-One-integrierte Lösung.
Lassen Sie sich jetzt unverbindlich beraten.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie die digitale Personalakte effizient einführen, gesetzliche Vorgaben sicher erfüllen und Ihre Personalprozesse nachhaltig optimieren.
📞 040 – 228 170 220