Das SAP Business One Modul “Administration“ ist der Ausgangspunkt für die erfolgreiche Einrichtung Ihrer Datenbank. Ob Buchungsperioden, Benutzer oder Belegnummern – hier beginnt alles.
Einige Einstellungen wie die sogenannte “kontinuierliche Bestandsführung” kann man nach der ersten Buchung im System nicht mehr ändern. Umso wichtiger ist es, dass man das eigentlich lästige Thema der Grundeinrichtung im Bereich Administration so sorgfältig wie möglich vornimmt.
Im Nachfolgenden stellen wir Ihnen einige aus unserer Sicht wichtige und nützliche Funktionen der Einrichtung vor.
SAP Business One Firmendetails einrichten
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Klar, kein Weg führt bei der Einrichtung an den sogenannten Firmendetails vorbei. In der ersten Registerkarte definiert man den Namen der Firma, die Anschrift und weitere Inhalte für zum Beispiel den Andruck im Kopf- oder Fußbereich eines Firmenlayouts aus dem SAP.
Viel spannender ist da die Registerkarte mit dem Namen Basisinitialisierung. Wie der Name schon vermuten lässt, werden hier initial Elemente wie der Kontenplan, die Währungen und auch die bereits erwähnte kontinuierliche Bestandsführung definiert. Besser gesagt: entschieden, denn hier sind viele Einstellungen, die sich nach der ersten Buchung nicht mehr verändern lassen.
Somit ist es eines der zentralen Gespräche, welches der Berater mit dem Kunden führen muss, damit all diese Einstellungen (ganz wichtig!) richtig verstanden und dann entschieden werden können.
Ein Standard, welcher sich mittlerweile gut etabliert hat, ist die Aktivierung der “Erweiterten Sachkontenfindung”. Mit der vereinfachten Sachkontenfindung kann man für viele Standard-Fälle die automatische Buchung auf die Sachkonten definieren. Sobald man speziellere Geschäftsvorfälle hat oder auch mit dem Steuerberater per DATEV-Addon kommunizieren will, führt kein Weg an der erweiterten Sachkontenfindung vorbei. Man muss auch sagen: sie tut nicht weh, da die bestehende Sachkontenfindung migriert wird und sich daraus neue Einstellungsmöglichkeiten ergeben.
Weitere Tipps zur SAP Business One Einrichtung finden Sie hier.
SAP Business One: Wichtige allgemeine Einstellungen
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Die allgemeinen Einstellungen im SAP Business One Modul „Administration“ bieten umfangreiche Möglichkeiten für die Konfiguration Ihrer Datenbank und Arbeitsabläufe.
Man wird immer wieder aufs Neue überrascht sein, welche Funktionen sich in diesem Menü verstecken. Dies gilt im Besonderen dann, wenn ein neues Update eingespielt wurde. Gerade in der ersten Registerkarte “GP” sind eine Vielzahl an hilfreichen Einstellungen und Standards zu entdecken.
Hier drei der wesentlichsten:
- Standardpreislisten: viele haben oder kennen noch das Problem. In den Zahlungsbedingungen muss eine Preisliste angegeben werden. In kaum einem Fall macht das Sinn. Daher hat man sich lange immer über eine Dummy-Preisliste ohne Preise oder doppelte Zahlungsbedingungen für Kunden und Lieferanten beholfen. Mittlerweile ist es möglich die Preislisten von den Zahlungsbedingungen zu trennen und somit hier einen Standard für Kunden und Lieferanten in den GP-Stammdaten zu definieren.
- Rahmenverträge: sehr versteckt und dennoch sehr hilfreich! Die Einstellung der Aktualisierung von Feldern in einem bereits aktiven Rahmenvertrag. Das geht nämlich so im Standard nicht und ist mit dieser Einstellung endlich möglich. Das Problem war bisher immer, dass man für bereits laufende Rahmenverträge keine Änderungen mehr vornehmen konnte und somit einen zweiten, parallellaufenden Rahmenvertrag erstellen musste. Die Probleme führten sich fort . . . – doch mit dieser Einstellung kann man ganz bequem (mit entsprechender Berechtigung) die Felder im Rahmenvertrag anpassen.
- Genehmigungsprozess: hier hat sich in den letzten Jahren einiges getan. Lange war es so, dass an einem genehmigten Beleg nichts mehr verändert werden konnte. Das ist blöd, wenn der Kunde doch eine Änderung wünscht und man dann ganz von vorn anfangen muss. Mit der Einstellung, dass der Ersteller auch Belege im Genehmigungsprozess aktualisieren darf, hat man viel mehr Flexibilität und dies steigert die Akzeptanz des Genehmigungsverfahrens im SAP Business One. Das Genehmigungsverfahren aktiviert man in den Allgemeinen Einstellungen, die Einrichtung der Szenarien selbst geschieht unter folgendem Pfad: Administration > Genehmigungsprozess.
Mehr zu den allgemeinen Einstellungen können Sie hier erfahren.
SAP Business One Belegnummerierung – Tipps für die Einrichtung
Pfad: Administration > Systeminitialisierung > Belegnummerierung
Ohne die Einrichtung einer Belegnummerierung können keine Belege angelegt werden.
Bei einer Projekteinführung ist dies ein typisches und wichtiges Thema, welches der SAP-Berater mit dem Kunden bespricht. Oft möchte der Kunde die Nummern so weiterführen wie in seinem bisherigen Altsystem. Es macht durchaus Sinn, dieses nochmal gemeinsam zu hinterfragen, denn mit SAP Business One kommen diverse Prozesse und Belegarten neu hinzu, die auch eine Belegnummern erfordern. Daher sollte das Thema ausführlich vorgestellt und neu definiert werden.
Ein üblicher Standard ist die Einrichtung einer fortlaufenden und ausreichend großen Nummerierung pro Belegart. Dabei gibt es einige Tricks, wie zum Beispiel eine führende Zahl, damit man anhand der Nummer schnell identifizieren kann, ob es sich um einen Ein- oder Verkaufsbeleg, einen Serviceabruf oder einen Produktionsauftrag handelt.
Im unten abgebildeten Screen sieht man diese führenden Ziffern. Eine 1 für Einkaufsbelege und eine 2 für Verkaufsbelege. In der zweiten Stelle dann nummeriert man von 0 bis n pro Belegart durch. So bekommt das Angebot die 20xxx und der Kundenauftrag die 21xxx. Das zieht sich so weiter durch alle weiteren Belegarten.
Um eine möglichst ausreichende und fortlaufende Nummer zu gewährleisten kann man zum Beispiel grob hochrechnen, wie viele Belege pro Jahr erstellt werden. Dies multipliziert man dann mit der Anzahl der gewünschten Jahre (20/30/40 Jahre) und entscheidet dann, welche Anzahl stellen benötigt werden.
Möglich ist darüber hinaus eine jährlich sich wiederholende Nummerierung, so wie auch ein Präfix pro Jahr. Man muss dabei nur bedenken, dass dann jedes Jahr für alle Belegarten erneut die Serien angelegt werden müssen.
Weitere hilfreiche Hinweise zur Belegnummerierung gibt es hier.
Kunden-, Lieferanten- und Artikelgruppen in SAP Business One effektiv nutzen
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Pfad: Administration > Definition > Geschäftspartner > Lieferantengruppen
Pfad: Administration > Definition > Lagerverwaltung > Artikelgruppen
Oft wird die Funktion der Kunden-, Lieferanten- und Artikelgruppen unterschätzt. Eines der Argumente für die Einteilung der Stammdaten nach Gruppen liegt auf der Hand: viele Auswertungen, wie zum Beispiel die Umsatzanalyse, kann man nach diesen Gruppen sortieren, um so ableiten zu können, mit welchem Kundensegment oder Artikelsortimenten man den meisten Umsatz bzw. die meiste Marge erreicht.
Überdies bieten die Gruppen noch einige weitere Vorteile. So kann man für die Kunden- und Lieferantengruppen Standards wie die Preisliste oder Rabatte setzen. Legt man also einen neuen Kunden an und ordnet sie einer dieser Gruppen zu, so werden automatisch die entsprechenden Felder in den Stammdaten gesetzt.
Je nachdem, welche Lagerbewertungsmethode man angewandt hat, kann man über die Artikelgruppen auch prima die Sachkonten dahinter steuern, um so auch im Bereich der Finanzbuchhaltung für zum Beispiel eine Gewinn- und Verlustrechnung die Umsätze pro Artikelsortiment auf unterschiedliche Konten darstellen zu können.
Wichtig zu wissen: eine Kunden-, Lieferanten- und Artikelgruppe ist bei der Anlage von Stammdaten verpflichtend, also warum dann nicht auch nutzen?
Mehr zu diesem Thema direkt im SAP-Help-Portal:
Berechtigungen – Gruppen
Pfad: Administration > Systeminitialisierung > Berechtigungen > Allgemeine Berechtigungen
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Jeder kennt die gefühlt nie endende Berechtigungs-Liste im SAP Business One. Man kommt nicht darum, sich einmal durchzubeißen und die Berechtigungen mit einem Berater zu definieren. Wichtig dabei ist, dass man es gleich auf der Ebene der Gruppen macht. Berechtigungen pro User zu setzen, manuell auf andere zu kopieren, hilft nur zu Beginn. Mit der Zeit wird man feststellen, dass die User hier und da mehr Rechte brauchen, und dann bricht das Kartenhaus zusammen. Sauber aufgesetzte Gruppen, wo die Mitarbeiter zugewiesen werden, hat für die Zukunft definitiv den besseren Stellenwert.
Wichtig zu wissen: man kann einem Mitarbeiter mehrere Gruppen zuweisen, sodass pro Gruppe dann das jeweils höhere Recht gilt. So hat man jederzeit den Überblick. Auch im laufenden Betrieb können für einzelne Sonderrechte wie zum Beispiel das Modul Personal oder Banking Gruppen erstellt werden, sodass ausgewählte Mitarbeiter einer Abteilung weitere Rechte durch die Gruppen erhalten, während sie sonst in der gleichen Gruppe wie die Kollegen sind.
Ergänzende Informationen rund um die Gruppenberechtigungen im SAP Business One lesen Sie hier.
UI-Konfigurationsvorlage
Pfad: Administration > Dienstprogramme > UI-Konfigurationsvorlagen
Nichts ist schlimmer als eine überladene Maske mit vielen Feldern, die nicht verwendet werden. Das kann schnell für viel Frust bei Mitarbeitern sorgen. Zudem kann es passieren, dass Mitarbeiter unterschiedliche Felder für die gleiche Information verwenden und eine Dysbalance der Stammdaten entsteht.
Daher empfiehlt es sich schon bei der Einrichtung, aber auch laufend die Masken so zu gestalten, dass Sie für die Anwender die nur relevanten Felder und Spalten beinhalten.
Mit der UI-Konfiguration (UI steht für User Interface) kann man dies bequem pro Maske einstellen. Zu Beginn muss man sich überlegen, welche Abteilungen und Gruppen welche Ansichten benötigen. Während der Vertrieb in den Verkaufsbelegen nicht alle Fibu relevanten Felder benötigt, so sind diese natürlich für die Abteilung Finanzbuchhaltung wieder sehr wichtig. Man definiert also Gruppen.
Danach wählt man die Belege aus, die man bearbeiten möchte und ordnet in der Registerkarte Benutzer oder Gruppen dann die entsprechenden Mitglieder dieser Abteilung zu. Solange man an den Masken noch nichts verändert hat, ist auch noch nichts passiert.
Man markiert eine ausgewählte Zeile und kann dann über den Button “Formular-UI bearbeiten” die Maske editieren. Wichtig zu wissen ist, dass man damit keine Felder löschen kann. Jedes Feld kann jederzeit wieder eingeblendet werden.
Felder können per Drag & Drop verschoben werden, deaktiviert oder auch ausgeblendet werden. Über die Formulareinstellungen im Bearbeitungsmodus können ausgeblendete Felder wieder eingeblendet werden.
Am Ende speichert man über die rechte Maustaste die eben getätigte Konfiguration. Ab diesem Moment ist diese mit dem nächsten Aufruf für die zugeordneten User und Gruppen verändert.
Möchte man eine UI-Konfiguration entfernen, löscht man in der UI-Vorlage (Gruppe) einfach die Zeile.
Weiterführende Hinweise zu der UI-Konfigurationsvorlage sind hier dokumentiert.
Wie hat Ihnen dieser kleine Einblick in die SAP B1 Administration gefallen?
Kontaktieren Sie uns gerne für Ihre optimale SAP Business One Einrichtung. Wir sind Ihre Experten für SAP Business One Administration. Antworten sowie weiterführende Informationen erhalten Sie telefonisch unter 040 – 228 170 220 oder ganz bequem per E-Mail.
Ist der SAP Business One Standard erst einmal eingerichtet, darf es für manches Unternehmen gleich noch etwas mehr sein. Schauen Sie doch gleich mal nach, welche SAP-Zusatzlösungen wir anbieten.