Die E-Rechnungspflicht ist für Unternehmen weit mehr als die Einführung eines neuen Rechnungsformats. Sie verändert den gesamten Prozess – vom Eingang einer Rechnung über die Prüfung und Buchung bis zur revisionssicheren Archivierung. Wer sich jetzt nur auf XRechnung und ZUGFeRD konzentriert, greift zu kurz.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. In den kommenden Stufen wird auch die elektronische Erstellung von Rechnungen im B2B-Umfeld zunehmend verpflichtend. Die eigentliche Herausforderung beginnt jedoch nicht erst beim Versand einer E-Rechnung.
Sie beginnt bereits heute – mit jeder elektronischen Rechnung, die im Unternehmen eingeht.
Denn eine Datei im E-Mail-Postfach ist noch lange kein sauberer, nachvollziehbarer und revisionssicherer Rechnungsprozess.
Die E-Rechnung ist kein reines IT-Projekt
Wenn über die E-Rechnung gesprochen wird, geht es häufig zunächst um Dateiformate und technische Anforderungen. Dabei betrifft die Umstellung wesentlich mehr Bereiche:
- Rechnungswesen und Buchhaltung
- Einkauf und Rechnungsprüfung
- Vertrieb und Rechnungsausgang
- IT und Systemadministration
- Dokumentenmanagement und Archivierung
- interne Freigabe- und Kontrollprozesse
Damit wird schnell deutlich: Die E-Rechnung ist keine Aufgabe, die allein an die IT-Abteilung delegiert werden kann. Sie ist ein unternehmensweites Digitalisierungsprojekt.
Das Ziel muss ein durchgängiger Prozess sein, bei dem eine elektronische Rechnung kontrolliert eingeht, geprüft, freigegeben, gebucht, mit dem Geschäftsvorfall verknüpft und anschließend revisionssicher archiviert wird. Zudem muss sie bei einer Betriebsprüfung jederzeit nachvollziehbar und elektronisch verfügbar sein.
XRechnung und ZUGFeRD: Zwei Formate mit einem gemeinsamen Ziel
In der Praxis begegnen Unternehmen insbesondere zwei Formaten: XRechnung und ZUGFeRD.
XRechnung
Eine XRechnung ist eine strukturierte XML-Datei. Sie ist vor allem für die maschinelle Verarbeitung ausgelegt. Für Menschen ist der Inhalt ohne einen geeigneten Viewer oder ein entsprechendes ERP-System nur schwer lesbar.
Der Vorteil liegt in den strukturierten Daten: Rechnungsnummer, Beträge, Steuerinformationen, Lieferantendaten und Positionen können von geeigneten Systemen erkannt und weiterverarbeitet werden.
ZUGFeRD
ZUGFeRD kombiniert eine visuell lesbare PDF-Datei mit einer darin eingebetteten XML-Datei. Für den Empfänger wirkt das Dokument zunächst wie eine gewöhnliche PDF-Rechnung.
Unter der Oberfläche enthält die Datei jedoch strukturierte Rechnungsdaten – und genau diese machen sie zur E-Rechnung.
Das führt in vielen Unternehmen zu einem praktischen Problem: Mitarbeitende können auf den ersten Blick häufig nicht erkennen, ob sie eine klassische PDF-Rechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung erhalten haben.
Der entscheidende Punkt lautet deshalb: Nicht die sichtbare PDF allein ist maßgeblich. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung muss auch der eingebettete strukturierte Teil erkannt, verarbeitet und erhalten werden.
Eine Rechnung im Postfach ist noch kein Archiv
Viele elektronische Rechnungen gehen heute per E-Mail ein. Häufig verbleiben sie zunächst im persönlichen oder zentralen Rechnungspostfach. Teilweise werden sie auf einem Netzlaufwerk gespeichert oder sogar ausgedruckt und in Papierform abgelegt.
Damit entsteht jedoch noch kein belastbarer digitaler Archivierungsprozess.
Originär digitale Belege müssen auch digital aufbewahrt werden. Dabei kommt es insbesondere darauf an, dass:
- die Originaldatei verfügbar bleibt,
- Format und Inhalt erhalten werden,
- Änderungen nachvollziehbar protokolliert werden,
- der Beleg mit der zugehörigen Buchung verbunden ist,
- Berechtigungen und Zugriffe geregelt sind,
- die Rechnung dauerhaft recherchierbar bleibt,
- ein elektronischer Export für eine Prüfung möglich ist.
Ein revisionssicherer Ablauf umfasst deshalb nicht nur die Ablage am Ende des Prozesses. Er beginnt bereits beim Rechnungseingang und erstreckt sich über Prüfung, Freigabe, Buchung und Archivierung bis zur möglichen Bereitstellung für eine Betriebsprüfung.
Wo liegen die Risiken?
Die größten Risiken entstehen nicht unbedingt dadurch, dass ein Unternehmen eine E-Rechnung technisch nicht öffnen kann. Kritisch wird es vor allem dann, wenn der anschließende Prozess nicht belastbar ist.
Typische Schwachstellen sind:
- Das digitale Original ist nicht mehr auffindbar.
- Die Rechnung wurde nur ausgedruckt oder als separate PDF gespeichert.
- Der strukturierte XML-Inhalt wurde nicht berücksichtigt.
- Änderungen oder Bearbeitungen sind nicht nachvollziehbar.
- Es fehlt die Verbindung zwischen Rechnung und Buchungssatz.
- Freigaben wurden nicht dokumentiert.
- Für eine Prüfung kann kein vollständiger elektronischer Export erzeugt werden.
Daraus können steuerliche Risiken, Nachzahlungen, zusätzlicher Aufwand bei Betriebsprüfungen und hohe interne Prozesskosten entstehen. Hinzu kommen die alltäglichen Nachteile manueller Abläufe: Rechnungen müssen gesucht, Daten mehrfach erfasst und Rückfragen über verschiedene E-Mail-Verläufe nachvollzogen werden.
Der wichtigste Merksatz aus unserem Webinar lautet daher:
Eine Datei im Postfach ist noch kein revisionssicherer Archivprozess.
Was kann SAP Business One bereits im Standard abbilden?
SAP Business One bietet Möglichkeiten, elektronische Eingangsrechnungen zu importieren und strukturierte Rechnungsdaten in den Buchungsprozess zu übernehmen. Auch die Erstellung elektronischer Ausgangsrechnungen kann innerhalb eines passenden System- und Layoutkonzepts abgebildet werden.
Damit unterstützt SAP Business One zentrale Aufgaben wie:
- den Import von XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien,
- die Übernahme strukturierter Rechnungsinformationen,
- die Prüfung und Zuordnung von Belegdaten,
- die Erstellung von Buchungsbelegen,
- die Verbindung der Rechnung mit dem ERP-Prozess,
- die Erstellung elektronischer Ausgangsrechnungen.
Das schafft eine wichtige Grundlage. Für einen ganzheitlichen Rechnungsprozess müssen jedoch zusätzlich Archivierung, Freigabe, Protokollierung und Dokumentation betrachtet werden. Genau hier kommt die Verbindung zwischen ERP und Dokumentenmanagement ins Spiel.
SAP Business One und KENDOX DMS als integrierter Prozess
Unser Lösungsansatz ist bewusst einfach: Elektronische Rechnungen sollen nicht nur irgendwo gespeichert werden. Sie sollen strukturiert und nachvollziehbar mit dem ERP-Prozess verbunden sein.
Im Zusammenspiel aus CLEVER!DMS, Kendox InfoShare und SAP Business One entsteht ein durchgängiger Ablauf:
- Zentraler Rechnungseingang
Rechnungen können unter anderem per E-Mail, als XRechnung, im ZUGFeRD-Format oder über weitere definierte Eingangskanäle eingehen.
- Erkennung und Archivierung
Die Dokumente werden übernommen und im Dokumentenmanagement archiviert. Originaldateien und zugehörige Informationen bleiben nachvollziehbar erhalten.
- Prüfung und Freigabe
Die Rechnungen können über definierte Aufgaben an die zuständigen Personen oder Abteilungen weitergeleitet werden. Freigaben, Rückfragen und Bearbeitungsschritte werden Teil des dokumentierten Vorgangs.
- Kontierung und Buchung
Die strukturierten Rechnungsdaten können für die weitere Verarbeitung genutzt und an SAP Business One übergeben werden.
- Verknüpfung und Recherche
Beleg, Prozesshistorie und Buchung bleiben miteinander verbunden. Die Rechnung lässt sich damit aus dem ERP-Kontext heraus recherchieren und nachvollziehen.
- Prüfung und Export
Für interne Prüfungen oder eine Betriebsprüfung stehen die archivierten Dokumente und relevanten Prozessinformationen elektronisch zur Verfügung.
Der Vorteil besteht nicht nur in der Erfüllung organisatorischer und gesetzlicher Anforderungen. Ein integrierter Prozess reduziert gleichzeitig manuelle Ablagen, Suchzeiten, Medienbrüche und Mehrfacherfassungen.
So wird aus einer gesetzlichen Pflicht ein sinnvolles Digitalisierungsprojekt.
Sieben Schritte für die praktische Umsetzung
Unternehmen müssen nicht den gesamten Rechnungsprozess an einem Tag umstellen. Wichtig ist vielmehr, strukturiert zu beginnen.
- Ist-Prozess aufnehmen
Dokumentieren Sie, wie Rechnungen heute eingehen, geprüft, freigegeben, gebucht und archiviert werden. Berücksichtigen Sie dabei auch persönliche Postfächer, zentrale Rechnungseingänge und manuelle Zwischenablagen.
- Formate testen
Prüfen Sie anhand konkreter Dateien, wie XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen in Ihrem Unternehmen erkannt, angezeigt und verarbeitet werden.
- Bestehendes Archiv bewerten
Klären Sie, ob digitale Originaldateien unveränderbar, nachvollziehbar, recherchierbar und exportfähig aufbewahrt werden.
- ERP-Verknüpfung planen
Definieren Sie, wie Rechnungen und Buchungssätze in SAP Business One miteinander verbunden werden sollen.
- Rollen und Verantwortlichkeiten klären
Legen Sie fest, wer Rechnungen empfängt, fachlich prüft, freigibt, kontiert und bucht. Binden Sie Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb und IT frühzeitig ein.
- DMS-Pilot starten
Beginnen Sie beispielsweise mit einem zentralen Rechnungspostfach oder ausgewählten Rechnungstypen. So können die Abläufe kontrolliert getestet und anschließend erweitert werden.
- Verfahren dokumentieren
Halten Sie Eingangskanäle, Verantwortlichkeiten, Bearbeitungsschritte, Kontrollmechanismen und Archivierungsprozesse nachvollziehbar fest.
Unser Fazit
Die E-Rechnungspflicht sollte nicht als isolierte technische Vorgabe betrachtet werden. Sie ist ein Anlass, den gesamten Rechnungsprozess zu überprüfen und dauerhaft zu digitalisieren.
Unternehmen, die lediglich sicherstellen, dass elektronische Rechnungen empfangen werden können, lösen nur einen kleinen Teil der Aufgabe. Entscheidend ist der Prozess danach:
Eingang, Archivierung, Prüfung, Freigabe, Buchung, Verknüpfung und Export müssen zusammenspielen.
Mit SAP Business One und einem integrierten Dokumentenmanagement wie CLEVER!DMS auf Basis von Kendox InfoShare lässt sich daraus ein durchgängiger, nachvollziehbarer und effizienter Prozess entwickeln.
Wer jetzt startet, kann die kommenden Anforderungen nicht nur rechtzeitig umsetzen, sondern gleichzeitig die tägliche Arbeit in Buchhaltung, Einkauf und Rechnungsprüfung deutlich vereinfachen.
Wie ist Ihr Unternehmen aufgestellt?
Erhalten Sie bereits XRechnungen oder ZUGFeRD-Dateien? Werden die strukturierten Daten verarbeitet? Ist das digitale Original revisionssicher archiviert? Und können Rechnung, Freigabe und Buchung später eindeutig nachvollzogen werden?
Gerne betrachten wir gemeinsam mit Ihnen Ihre aktuelle Ausgangssituation und entwickeln einen passenden Prozess für Rechnungseingang, Archivierung, SAP Business One und DMS-Integration.
Sprechen Sie uns an – wir unterstützen Sie vom ersten Prozesscheck bis zur technischen Umsetzung.
📞 040 228 170 220
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar. Übergangsregelungen, Ausnahmen und die konkrete Umsetzung sollten anhand der individuellen Unternehmenssituation mit den zuständigen fachkundigen Beratern geprüft werden.
Weiterführende Informationen
KENDOX
KENDOX DMS – Digitale Dokumentenverwaltung
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