CLEVER!Suite

Sie alle nutzen die offenen Belege und jeden stört es, dass diese nur den Vertriebsmitarbeiter anzeigen. Es fehlt eine Übersicht der offenen Belege nach Eigentümer. Hier ist sie!

Man kann sich im Kundenstamm schnell alle Rechnungen, Lieferungen und Aufträge anschauen. Doch keine Angebote und Rahmenverträge!

Ab sofort können Sie dies auch ganz bequem direkt aus dem Kunden oder Interessenten machen. Gleiches gilt beim Lieferanten für Rahmenverträge sowie Lieferantenanfragen. Schneller kommt man nicht an diese Informationen und sogar dem Benutzer, der diese Ausgabe getätigt hat. Clever, oder?!

Ich will doch zu gern wissen: welcher Kunde zahlt welchen Preis für einen Artikel? Bei welchen Lieferanten kann ich diesen Artikel zu welchem Preis beziehen? Hat der Artikel besondere Rabatte? Auch auf diese Fragen haben wir eine klare Antwort: unsere Preisübersicht in den Artikelstammdaten. Ein-fach den gewünschten Artikel aufrufen und auf Knopfdruck eine Gesamtübersicht aller Preise erhalten.

Ihre Mitarbeiter wollen aus einem Beleg direkt einen Artikel neu anlegen, aber nicht die gesamte Artikelmaske mit viel zu vielen Feldern nutzen? Mit der Artikelschnellerfassung definieren Sie die für sich relevanten Felder und pflegen diese im Handumdrehen direkt aus dem Beleg heraus. Nach der Anlage wird der Artikel natürlich direkt mit seinen Stammdaten in den Beleg übernommen. Kurze Wege!

Behalten Sie die Liefertermine stets im Blick mit der neuen Registerkarte auf Belegebene. In einer übersicht-lichen Darstellung sehen Sie den von Ihnen gewünschten Liefer-termin im Vergleich zum vom Lieferanten bestätigten Termin. Auch Lieferterminänderungen werden hier dokumentiert und schaffen somit die Basis für eine spätere Bewertung der Liefertreue Ihrer Lieferanten.

Welche Bestellungen stehen auf grün, wo gibt es etwas zu tun? In einer cleveren Übersicht erscheinen Bestellungen erst nach x Tagen (frei zu definieren), sofern es noch keine Bestätigung vom Lieferanten gibt. Mit vielen Filtern lassen sich schnell mögliche Problemfälle identifizieren und entsprechende Handlungen ableiten.

Wurde Ihnen keine Bestätigung zugestellt, so können Sie direkt aus dem Cockpit eine zunächst freundliche Erinnerung für den Lieferanten mit seinen offenen Bestellungen und Positionen erstellen. Das System setzt pro Position die entsprechende Mahnstufe. Für jede Mahnstufe können Sie die Texte individuell gestalten und so den Druck auf die Lieferanten erhöhen. Ein Layout liefern wir gleich mit. Mit wenigen Handgriffen ist dieses auf Ihr CI angepasst und schon kann es losgehen. Schicken Sie Mahnungen direkt per Mail aus Ihrem SAP an Ihre Ansprechpartner beim Lieferanten.

Natürlich werden meine erzeugten Belege (Druck, E-Mail, PDF) auto-matisch im DMS archiviert – ohne mein Zutun. Aber was ist mit eingehenden Dokumenten? Da bietet DMS4SAP professionelle Funktionen an wie z. B. die DropZone. Einfach das oder die gewünschte(n) Dokument(e) auswählen und per Drag&Drop in die DropZone (gilt auch für Mails aus dem Outlook-Client!) fallen lassen. Schon wird das Dokument zum in der DropZone angezeigten SAP-Vorgang archiviert – cool, nicht wahr?

Manchmal gibt es Prozesse, da laufen die Belege erst in das DMS und später möchte ich diese einem SAP-Vorgang zuordnen. Aber auch hierfür hat das DMS4SAP die Lösung – erst im DMS suchen, markieren und dann ein Klick auf den Button „Ablage zu SAP“ – genial.

Die Suche in SAP ist gut, aber sie findet nur SAP-Vorgänge. In meinem DMS habe ich alles. Da bietet es sich an, direkt im DMS zu suchen, um ein vollständiges Ergebnis zu erhalten – auch eine Volltextsuche wie bei Google ist möglich – und wenn ich nun das richtige Dokument gefunden habe und möchte mir dazu den Vorgang in SAP ansehen? Kein Problem, mit dem Button „SAP“ im DMS wird mir automatisch der Vorgang in meinem SAP geöffnet – ist das nicht eine runde Sache?

Es gibt eine Reihe von Situationen im Umgang mit Dokumenten, da ist eine Automatisierung hilfreich. Dort wo es eine logische Verbindung zu SAP-Vorgängen gibt, helfen mir Services meine Arbeit zu automatisieren. So kann ich z. B. Mails einfach über Outlook im DMS ablegen lassen und mit dem DMS4SAP-MailCapture im Hintergrund den Geschäftspartner aus SAP identifizieren und damit die Mail ablegen – einfach eben.

Oder was ist mit meinen Aktivitäten im SAP? Da erzeuge ich doch gar kein Dokument – kein Problem: auch dafür gibt es einen Service, der mir alle neuen und geänderten Aktivitäten archiviert. Und das auch noch mit einer Historie der zusammengehörenden Aktivitäten als zusätzlicher Mehrwert!

Je nachdem, welchen Import Sie aktiviert haben, erscheint ein entsprechender Menüeintrag in Ihrer Modul Finanzwesen. Mit einem einfach Klick und der entsprechenden Berechtigung führen Sie den Import bequem über das Finanzmodul durch. Sie wählen die erstelle Lohndatei aus dem Quell-Programm aus und importieren die Datei.

Der Importprozess erstellt einen sogenannten “Vorerfassten Beleg” in Ihrer SAP Finanzbuchhaltung. Über diesen kann man sich den Import angucken und ggf. textuelle Anpassungen daran vornehmen oder auch die Datumswerte anpassen.