Seit dem 01.01.2025 ist die Annahme elektronischer Rechnungen (eRechnungen) in Deutschland Pflicht. Für Unternehmen, die nicht als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG gelten, entstehen daraus unmittelbare Anforderungen – insbesondere in Bezug auf die digitale Archivierung. Die gute Nachricht: Wer frühzeitig handelt, kann sich rechtzeitig absichern und spätere Konsequenzen vermeiden.
Wer ist betroffen?
Alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, die keine Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (§§ 19, 19a UStG) sind, unterliegen der eRechnungspflicht. Dies betrifft sowohl den Empfang als auch – spätestens ab dem 01.01.2027 – die Erstellung von eRechnungen.
Dies stellt eine erhebliche Compliance-Herausforderung für Unternehmen dar, die noch nicht in ein revisionssicheres DMS (Dokumenten-Management-System), wie dem Kendox InfoShare, investiert haben.
Der Handlungsbedarf für alle Unternehmen ohne revisionssicheres Archiv ergibt sich aus den nachfolgenden Gründen, die Unternehmer schon aus der analogen „Papierwelt“ kennen – Stichwort GOB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung – fortgeführt in den GoBD).
Worum geht es konkret?
Bereits seit 2002 ist im Handels- und Steuerrecht verankert (§§ 146, 147 und 200 der Abgabenordnung), dass originär digitale Belege auch digital aufzubewahren sind.
Spätestens ab dem 01.01.2027 entfällt jede Ausrede: Rechnungen über 250 Euro, die zwischen deutschen Unternehmen ausgestellt werden, müssen elektronisch erstellt und revisionssicher archiviert werden. Damit sind spätestens ab diesem Zeitpunkt ALLE Rechnungen digital!
Originär digital beschreibt in diesem Zusammenhang, dass die Belege (wie z. B. Rechnungen) via E-Mail das Unternehmen rein digital erreicht haben. Dahingegen sind eingehende Papierrechnungen, die im Prozessverlauf gescannt wurden, zwar digital (also zumindest die Datei), aber nicht originär digital.
Die digitale Archivierung ist gesetzlich vorgeschrieben
Das bedeutet konkret:
- Rechnungen, die elektronisch eingehen (z. B. per E-Mail), sind zwingend digital aufzubewahren.
- eRechnungen müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (aktuell acht Jahre plus das angefangene Wirtschaftsjahr) direkt aufrufbar sein.
- Ein reiner Ausdruck von eRechnungen zur Aufbewahrung ist unzulässig. Die Archivierung muss digital, unveränderbar und GoBD-konform erfolgen.
- Änderungen müssen protokolliert werden und die Originaldatei muss jederzeit abrufbar sein, ebenso wie frühere Versionen (Versionierungspflicht).
- Eine retrograde Verknüpfung digitaler Belege zum Buchungssatz in Ihrem ERP-System (z. B. SAP Business One) muss möglich sein.
- Bei Betriebsprüfungen muss ein elektronischer Export aller Rechnungen bereitgestellt werden können.
Was ist eine eRechnung überhaupt?
In der Praxis erhalten viele Unternehmen bereits eRechnungen – häufig, ohne es zu bemerken.
Hier die beiden zulässigen Formate:
- XRechnung: Eine maschinenlesbare XML-Datei (nicht für Menschen lesbar)
- ZUGFeRD-Rechnung: Eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei, die auf den ersten Blick wie eine normale Rechnung wirkt
Beide Formate werden als E-Mail-Anhang versendet, gelten als originär digital und unterliegen damit den Regeln zur digitalen Archivierung.
Da die eRechnungen im ZUGFeRD-Format in Gestalt einer PDF-Datei kommen, wissen viele Empfänger gar nicht, dass es sich um eine eRechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG handelt.
Letztlich ist aber jede Rechnung, die per E-Mail eingeht, eine Rechnung, die gemäß den gesetzlichen Vorschriften elektronisch zu archivieren ist.
Neue gesetzliche Grundlagen: BMF-Schreiben & Anwendungserlass
Die konkreten Anforderungen sind im BMF-Schreiben vom 15.10.2024 sowie im Entwurf des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses vom 25.06.2025 geregelt. Sie bilden die verbindliche Grundlage für alle Unternehmen in Deutschland – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße (mit Ausnahmen für Kleinunternehmer und verlängerten Fristen für Kleinbetriebe mit unter 800.000 EUR Jahresumsatz).
Was droht bei Verstößen?
Unternehmen, die gegen die elektronische Archivierungspflicht verstoßen, müssen mit empfindlichen Konsequenzen rechnen:
- Aberkennung des Vorsteuerabzugs
- Verzugszinsen und Steuernachzahlungen
- Kostenintensive Nachbesserungen bei Betriebsprüfungen
Tipp: Warten Sie nicht, bis der Betriebsprüfer vor der Tür steht! Der Handlungsbedarf ist akut – und lösbar.
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