DATEV – SAP Business One

Recap: Das bisherige Postversand-Format der DATEV wurde zum Anfang 2018 abgekündigt und wird auf ein neues XML-basierendes Format umgestellt.

Falls Sie in SAP Business One das DATEV-AddOn für einen Export in die DATEV aktiv nutzen und auch in 2018 weiter nutzen wollen, sind daher einige Änderungen zu beachten, die wir Ihnen in den wichtigsten FAQs zusammen gefasst haben.

DATEV FAQs SAP Business One

Bis wann wird das alte Format unterstützt ?

Die Datenholung des bestehenden DATEV-AddOns in SAP Business One ist zeitlich nicht begrenzt, es werden aber ab Mitte Januar 2018 keine Dateien, die mit dem „Postversandverfahren“ erstellt worden sind, von DATEV akzeptiert, sodass die Dateien ab diesem Zeitpunkt mit der neuen DATEV-Schnittstelle erzeugt / übergeben werden müssen. Dateien die dann mit dem bestehen DATEV-AddOn erstellt werden, können nicht mehr verwendet werden.

Sind außerdem noch Neuerungen zu beachten ?

Wir empfehlen die Einstellung „Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen“ ab dem 01.01.2018 zu aktivieren und das komplette Jahr 2017 noch mit der alten Schnittstelle zu übergeben.
Aufgrund der legalen Anforderung durch die GoBD ist es zwingend erforderlich, Buchungen mit Aufteilung zu erzeugen. Dieses ist keine DATEV-Anforderung, verbessert aber auch die Datenqualität bei der Übergabe und gewährleistet identische Daten innerhalb beider Systeme, welches im Falle von Finanzprüfungen vorteilhaft ist.
Da diese Umstellung zwingend notwendig ist, wurde die neue DATEV-Schnittstelle basierend auf der Logik ‚Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen‘ erstellt.

Was bedeutet „Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen“?

Aufgrund von legalen Anforderungen der GoBD muss eine eindeutige Zuweisung der Aufwands- und Ertragskonten zu den jeweiligen Steuerschlüsseln möglich sein. Dieses kann in SAP Business One nur gewährleistet werden, wenn im System „Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen“ eingestellt ist. Das heißt auch für die DATEV-Übergabe, dass die Daten ab der Umstellung nur übergeben werden können, wenn für ihre Datenbank die Einstellung zuvor vorgenommen worden ist. [Sehen sie hierzu auch SAP Hinweis 2527093]
Diese Einstellung ist seit Version 9.2 verfügbar und ist ab PL10 für die neue DATEV-Schnittstelle weiter optimiert.

Welche Restriktionen hinsichtlich meiner Version habe ich zu beachten?

Es ist geplant mit der SAP Business One Version 9.2 Patch 10 und 9.3 Patch 03 das neue DATEV-AddOn mit dem neuen DATEV-Format auszuliefern. Jeder vollständig abgeschlossene Buchungstag mit zuvor aktivierter Einstellung „Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen“ kann dann übergeben werden.

Ab wann sollte „Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen“ für die Datenübergabe eingestellt werden?

Es ist geplant mit der SAP Business One Version 9.2 Patch 10 das neue DATEV-AddOn mit dem neuen DATEV-Format auszuliefern. Mit dieser Version kann das neue DATEV-AddOn genutzt werden, da mit dieser Version die bis dahin optionale Funktion „Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen“ für die DATEV-Übergabe optimiert wird. Wir empfehlen, die Einstellung „Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen“ erst nach Upgrade auf die Version zu aktivieren.

Kann ich nach dem 01.01.2018 auf die neue DATEV-Schnittstelle z.B. am 01.02.2018 umstellen und was ist die empfohlene Vorgehensweise?

Eine Umstellung ist auch später denkbar, es muss dabei aber beachtet werden, dass das alte Format nur bis Mitte Januar 2018 genutzt werden kann und ab dann die Übergabe mit der neuen Schnittstelle erfolgen muss. Diese Restriktion ist vornehmlich nicht nach Buchungszeitraum getriggert, sondern nach Übergabezeitpunkt an die DATEV.

Wie kann ich nach Umstellung noch alte Daten reproduzieren?

Starten Sie das bestehende alte DATEV-AddOn und führen Sie es für den gewünschten Übergabezeitraum aus. (Die vom alten DATEV-AddOn erstellten Dateien werden nicht benötig und können im Anschluss gelöscht werden.)
Starten Sie nun das neue DATEV-AddOn und generieren hiermit die Übergabedatei mit dem neuen DATEV-Format. Diese Datei übergeben Sie wie gewohnt an Ihren Steuerberater.
Bitte beachten Sie, dass alle weiteren Funktionen der neuen Schnittstelle wie auch GoBD deaktiviert bleiben, bis „Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen“ aktiviert wurde.

Ab wann genau ist DATEV-Import in altem Format nicht mehr möglich ?

Angekündigt ist Mitte Januar. Den genauen Zeitpunkt erfragen Sie bitte bei Ihrem Steuerberater.

Was ist bei einem jährlichen Export zu beachten?

Das Jahr 2017 sollten Sie in jedem Fall bis Mitte Januar übertragen haben. Bis dahin wäre ein Update auf PL10 nicht notwendig.

Was ist bei einem monatlichem Export zu beachten?

Wenn Sie die Januar-Daten im Februar übergeben wollen, muss zwingend PL10 mit der Einstellung Buchungssplit im Einsatz sein.

Wie lange muss die alte Schnittstelle vorgehalten werden?

Da aus Finanzprüfungssicht auch historische Daten prüfungsrelevant sind, müssen diese im Fall einer Prüfung ggfs. an den Steuerberater/-Prüfer erneut in dem gleichen (historischen) Format übergeben werden. Daher sollten Sie das alte DATEV-AddOn bis zum Ablauf der für Sie relevanten Prüfungsfristen vorhalten.

Was ist außerdem zu beachten?

Die benutzerdefinerten Felder aus dem Kontenstamm und Geschäftspartnerstamm für das DATEV-Mapping sind per neuer Schnittstelle aktiv. Bitte stellen Sie sicher, dass rechtzeitig mit Nutzung der neuen Schnittstelle die Felder auf der Hauptform entsprechend Ihrer Vorgaben gefüllt sind.