Von den meisten Unternehmern unterschätzt – die GoBD

Im nachfolgenden Artikel lesen Sie, was die GoBD ist, warum Sie für Unternehmen existenziell wichtig ist und welche Risiken in puncto Archivierung regelmäßig unterschätzt werden. Bei den daraus für Sie als Unternehmer entstandenen Aufgaben, können wir Sie unterstützen.

 

Was machen die GoBD so enorm wichtig?

Bei Nichteinhaltung können die Finanzverwaltungen enorme Strafen verhängen. Der Vorsteuerabzug ist in einigen Fällen gefährdet und Steuerschätzungen sind einfacher möglich.

Wen betreffen die GoBD?

Alle Unternehmer und Freiberufler.

Gibt es eine Übergangsfrist?

Ja, diese ist jedoch bereits im Jahr 2017 abgelaufen.

Gibt es Ausnahmen bzw. eine Geringfügigkeitsgrenze?

Nein, eine Geringfügigkeitsgrenze gibt es nicht. Privatleute im Angestelltenverhältnis sind hiervon jedoch nicht betroffen.

Wie wird die Einhaltung kontrolliert?

Die Finanzverwaltungen haben die Einhaltung der Regeln aus der GoBD bei ihren Betriebsprüfungen zu kontrollieren und dürfen inzwischen horrende Strafen bei Nichtbefolgung verhängen!

 

Was sind die GoBD?

Bereits mit dem BMF-Schreiben (Bundesministerium der Finanzen) vom 14. November 2014 wurden die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) veröffentlicht. Die GoBD ersetzen unter anderem die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) sowie die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen).

(veröffentlicht im Bundessteuerblatt (BStBl) I 2014 S. 1450)

 

Woher bekommt man die GoBD im Original?

Auf der Internetseite des Bundesministerium der Finanzen: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2014-11-14-GoBD.html

 

Was sind die wesentlichen Regelungen dazu?

Wir wollen an dieser Stelle auf die folgenden Punkte eingehen:

1. Alle originär digitalen Unterlagen müssen elektronisch archiviert werden. Das bedeutet, dass jegliche Handelsbriefe und Geschäftsaufzeichnungen, die im Ursprung digital sind, auch elektronisch archiviert werden müssen. (Beispiele: E-Mails, über ein Portal heruntergeladene Dokumente (wie z. B. Kontoauszüge, Rechnungen), automatisch eingehende (digitale) Dokumente etwa per ftp).
   Die Bedingungen für die Archivierung im Sinne der GoBD sind: unveränderbar, zeitnah, vollständig, nachvollziehbar und unmittelbar verfügbar. Außerdem ist ein Vorgangsbezug und die Aufbewahrung im Originalformat gefordert. Eine alleinige Aufbewahrung in Papierform (z. B. ausgedruckte PDF-Rechnung) für originär digitale Unterlegen ist unzulässig! Für die Erfüllung dieser Anforderungen reicht somit eine alleinige Ablage im Filesystem und Mailarchiven nicht aus.
2. Strukturierte Daten, die zu einer Besteuerung führen, müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorgehalten, in einem für die Steuerprüfung lesbaren Format exportierbar und mit dem Quellprogramm aufzurufen sein. Das gilt neben der Finanzbuchhaltung für alle Vorsysteme. (Beispiele: ERP, Lohnbuchhaltung, Excel-Kalkulationen, EDI-Dateien)
   Das bedeutet, dass neben den Datenbanken Ihrer ERP- und Fibu-Systeme weitere Datenhaltungen betroffen sind. Während im SAP B1 die Nachvollziehbarkeit von Änderungen durch ein Änderungsprotokoll gegeben ist, kann dieses bei z. B. Excel-Dateien nur durch zusätzliche technische Hilfsmittel erreicht werden.
3. Alle Dokumente, die in Papierform eingehen, dürfen auch nach wie vor in Papierform archiviert werden. Allerdings wird auch aus Sicht der Finanzverwaltung eine elektronische Archivierung anstelle der Papierbelege unter Einhaltung bestimmter Verfahren erlaubt. (Stichwort: Verfahrensdokumentation, revisionssichere Archivierung).

Was kann ein Unternehmer tun, um gesetzeskonform zu handeln?

Im Endeffekt hat jedes Unternehmen Dokumente und Dateien, die als „originär digital“ einzustufen sind. Das bedeutet, dass ein Unternehmer ein revisionssicheres elektronisches Archivierungssystem (DMS / ECM) haben muss.

 

Fazit:

Schlussendlich hat die GoBD an und für sich nur Vorteile für Unternehmer. Auch wenn der dahinter steckende Zwang etwas unglücklich erscheint, so bekommt ein Unternehmer die Chance Prozesse zu verbessern, Medienbrüche abzubauen und bei Einhaltung der GoBD Regeln auch die Gewissheit, das er ALLE geschäftsrelevanten Daten archiviert sind. Wenn er die dafür notwendige Technik geschickt nutzt um die weiteren Dokumente (wie z. B. in Papierform) ebenfalls zentral zu archivieren, hat der Betreffende somit ALLE Daten zentral und sofort im Zugriff. Ein Zustand, den die allerwenigsten Mittelständler heute von sich behaupten können.

 

Die Be1Eye GmbH kann Sie auch in diesem Punkt unterstützen, sprechen Sie uns an, wir sind gerne für Sie da und können die einzelnen Facetten gemeinsam mit Ihnen detaillierter beleuchten.

 

Quelle: Bundesministerium der Finanzen
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/2014-11-14-GoBD.html