DMS – Verträge managen und Fristen überwachen!

Wie kann mir DMS4SAP bei der Verwaltung von Verträgen helfen?

Verträge haben Laufzeiten, Kündigungsfristen und andere Termine – wie kann mir DMS4SAP helfen?

Und was haben überhaupt Verträge mit meinem SAP B1 zu tun?

Vielfach gibt es Dokumente, die auf den ersten Blick nichts mit dem ERP-System zu tun haben. Lesen Sie, wie Ihnen auch hier DMS4SAP helfen kann:

Viele unserer Kunden setzen unser Add-on DMS4SAP für die Dokumente ein, die gleich auf den ersten Blick mit SAP B1 verknüpft sind. Das sind zum Beispiel alle Ausgangsbelege aus SAP, aber auch eingehende Rechnungen, Lieferscheine, Kundenbestellungen usw.

Doch mit der Erfahrung der DMS Nutzung steigen auch die Ansprüche. Oftmals werden wir dann gefragt, ob man auch Dokumente wie Korrespondenzen, Bankbelege, E-Mails usw. archivieren kann. Und lassen sich auch Termine überwachen oder gar ganze Abläufe (Workflows) definieren?

Ja, das geht selbstverständlich mit DMS4SAP und Kendox InfoShare. Am Beispiel von Verträgen (dabei ist es zunächst unwichtig, über welche Art von Vertrag Sie nachdenken) wollen wir aufzeigen, wie diese im Zusammenspiel mit SAP und Kendox einfacher, sicherer und übersichtlicher gehandhabt werden können.

Überblick

• Ein neuer Vertrag soll „abgelegt“ und vor Ablauf der Kündigungsfrist überwacht werden
• Nutzen
• Funktionsweise

Verträge werden entweder selbst erstellt (z. B. mit Word) oder vom Vertragspartner erhalten.

Vertragseingang

Werner Pass-Auf erhält einen Versicherungsvertrag zur Ablage. Der Vertrag verlängert sich automatisch und kann zum Ende eines jeden Jahres spätestens bis zum 30.09. gekündigt werden. Werner Pass-Auf soll 14 Tage vor Kündigungstermin überprüfen, ob es günstigere Konditionen gibt. Hierzu legt er den Vertrag via DMS4SAP inkl. automatischer Fristenüberwachung ab – fertig.

 

 

Die Lösung:

Bearbeitung Vertrag / Scannen

Mitarbeiter Werner Pass-Auf erhält einen Versicherungsvertrag mit jährlicher Zahlweise zur Bearbeitung:

• Scannen des Dokumentes
• Einrichtung einer Dauerbuchung im SAP mit:
  Ablage des gescannten Vertrages direkt zur Dauerbuchung und setzen einer Frist zur automatischen Wiedervorlage (Aufgabe)

 

Wiedervorlage:

Der Benutzer wird automatisch an die Aufgabe erinnert und erhält in seiner Übersicht der „offenen Aufgaben“ im DMS alle ToDos des Tages.

Direkt von dort kann der Benutzer die Aufgabe „Öffnen“, Details einsehen und bearbeiten (z. B. Weiterleiten an einen Kollegen, neues WV-Datum setzen, Notizen hinzufügen, etc.).

Termine eingehalten, Zeit und Geld gespart.

Nutzen

In technische Innovationen investiert man nicht aus Jux und Tollerei. Welchen Wert eine Lösung bietet, hängt von der jeweiligen ganz individuellen Situation ab. Daher haben wir hier eine beispielhafte Liste von möglichen Vorteilen aufgeführt:

• Einfache Ablage von Verträgen
  Auf einfachste Art und Weise werden eingehende Verträge zum Geschäftspartner in SAP archiviert
• Rechtlich konform archivieren
• Verträge nur sichtbar für berechtigte Personen
  Wie sichern Sie heute ab, dass Ihre Verträge nur von berechtigten Personen eingesehen werden können? „Papier ist geduldig…“ – ein DMS hingegen sicher! (unterschiedliche Rechte für unterschiedliche Vertragstypen möglich)
• Verträge immer und überall
   Sie können immer auf Verträge zugreifen – auch wenn andere Kollegen das gleichzeitig tun.
• Auch im Außendienst hat man alle Verträge zur Hand, ohne sich vorher überlegen zu müssen, was alles mitgenommen werden muss.
• Alle Verträge zum Vorgang/Geschäftspartner
• Verträge finden mit groben Anhaltswerten
  Mit der Volltextsuche finden Sie auch Verträge anhand von groben Anhaltswerten wie z. B. „Zeitraum von bis“, Kennzeichen, Mietobjekt oder was auch immer auf dem Vertrag schriftlich steht. Somit kommen Sie schnell zu dem Vertrag, den Sie suchen.
• Schnelles finden von Verträgen/Anlagen
• und viele weitere Anwendungsbeispiele mehr…

Bei „DMS4SAP“ handelt es sich um ein vollwertiges SAP Business One Add-on, von unseren zertifizierten SAP Spezialisten entwickelt.

Das Add-on „DMS4SAP“ ist die Schicht zwischen SAP Business One und Kendox InfoShare DMS.

Das Add-on ist genauso hoch konfigurierbar entwickelt worden, wie SAP Business One und Kendox InfoShare selbst. Somit können neben einem „Standardsetting“ auch individuelle Anforderungen unserer Kunden ohne Programmierung umgesetzt werden.

Für die DMS4SAP-Suche verwenden wir den HTML5-Client (WebClient) des Kendox InfoShare DMS. Die Suche kann immer im Vordergrund mitlaufen und stetig Dokumente im Kontext zu den jeweiligen SAP-Dialogen im DMS-Client anzeigen. Durch die Verwendung des optisch anpassbaren HTML5-Clients hat der Benutzer einen zusätzlichen Dialog im Look and Feel von SAP mit vollem Funktionsumfang des DMS WebClient.

Der gleiche DMS-Client kann auch separat in einem Web Browser aufgerufen werden – auf Wunsch parallel oder auf einem mobilen Endgerät wie z. B. einem Tablet.

Weitere Informationen erhalten Sie gerne in einem persönlichen Beratungsgespräch. Vereinbaren Sie doch einfach einen Termin mit uns.