Eingangsrechnungen digital, automatisiert, einfach – Clever!DMS

Der analoge (bisherige) Weg von Eingangsrechnungen im Unternehmen sieht in den allermeisten Unternehmen wie folgt aus:

Posteingang, öffnen der Briefe, sortieren nach Rechnungen und anderen Belegen, herausfinden, für wen der Beleg ist, Rechnungen für alle Empfänger kopieren, Rechnungen im Rechnungseingangsbuch (manchmal Excel) erfassen, Rechnungen verteilen, Empfänger müssen Rechnungen freigeben (manueller Abgleich mit Bestellungen und dort aufgeführten Mengen und Preisen), Rechnungen an Buchhaltung geben, erneute Sichtkontrolle, Buchung der Belege, Zahlung. Wild wird es dann, wenn E-Mails – und die machen in einigen Unternehmen bereits weit mehr als 60 % der Eingangsrechnungen aus – ausgedruckt und dann in den Umlauf geschickt werden. Warum wild? Die Finanzverwaltungen widersprechen mit der GoBD dieser Praxis vehement und klingt es nicht komisch, wenn man einen digital vorliegenden Beleg zu Papier macht, um ihn dann anschließen wieder per Tastatur in der Buchhaltung zu digitalisieren???

 

Abb.: So sollte man es nicht machen!

 

Was nicht nur langwierig klingt, ist auch richtig teuer.

Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung schaffen Sie schnellere Durchlaufzeiten, man weiß immer wer welchen Beleg gerade bearbeitet, Freigabegrenzen werden nachweislich eingehalten, Skonto kann eingehalten werden, Arbeitszeit wird enorm gespart und obendrein tun Sie etwas Gutes für die Umwelt – Stichwort Nachhaltigkeit und CO2-Neutralität …

Wie sieht das nun in der Praxis aus – so ein digitaler Rechnungsprozess?

Zunächst ist es hilfreich, wenn Sie mit Ihren Lieferanten sprechen und diese zur Rechnungsstellung per E-Mail an eine zentrale Mailadresse bewegen. Die meisten Lieferanten freut das, da es deren Prozesse auch deutlich vereinfacht.

Der Mailabruf und dessen Archivierung erfolgt automatisch. Papierrechnungen werden im Stapel gescannt und damit archiviert. Der Archivierungsvorgang löst in beiden Fällen automatisch einen Workflow (Vorgang) aus.

 

Abb.: Hohe Automatisierung und stets digital.

 

Als erster Schritt laufen die Rechnungen in eine Beleganalyse. Es werden Kreditor, Datum, Belegnummern, Beträge, etc. erkannt und es kann bereits eine erste Prüfung gegen Ihr SAP erfolgen. Gibt es die Bestellnummer im SAP, ist der Wareneingang verbucht, wer ist/sind der/die Verantwortliche/Empfänger? Passen die erkannten Rechnungsbeträge mit denen des Wareneingangs überein?

Auf diese Weise kann automatisiert direkt ein Rechnungsbeleg in SAP erzeugt und die Belegkette (Verknüpfungsplan) hergestellt werden. Rechnungen ohne Bestellbezug, wie z. B. die Werkstattrechnung vom Firmen-PKW, und Rechnungen mit Abweichungen laufen in den vorgegebenen Workflow zur sachlichen und fachlichen Prüfung. Das kann auf Wunsch sogar mobil erfolgen – am Flughafen, in der Bahn, beim Kunden, …

 

Abb.: Beispiel einer Belegprüfung – hier mit 6 Entscheidungsoptionen.

 

Die Kontierung kann direkt im Workflow vorgenommen und am Ende dann automatisiert an SAP übergeben werden.

Und wenn mal was nicht glattläuft, weil z. B. eine Rechnung falsch ausgestellt wurde? Für diese „Sonderfälle“ können selbstverständlich Abläufe im Workflow vorgesehen werden, um auch hier nichts dem Zufall zu überlassen.

Natürlich ist jeder Workflow so individuell wie Ihre Firma. Hier haben wir mit der Kendox AG einen Spezialisten an der Seite, mit dem wir Ihre betriebsindividuellen Abläufe abbilden können.

Neugierig geworden? Nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf, wir freuen uns auf Sie!

Ihr Be1Eye-Team