Home-Office Dokumentverteilung

Home-Office – wie kommen die Dokumente zu und von den Mitarbeitern?

Ausgangslage: In Zeiten von Corona wurden adhoc viele Mitarbeitende zur Sicherheit in ihr Home-Office geschickt. Viele Arbeiten und Telefonate können auf diese Weise auch problemlos erledigt werden. Als besondere Herausforderung stellt sich dabei aber vielen Unternehmen die Verteilung der eingehenden und selbst erstellten Dokumente. Wenn Sie hierzu eine schnelle, kostengünstige, sichere und effektive Lösung benötigen, helfen wir Ihnen gerne unkompliziert weiter.

Als Hilfsmittel dafür verwenden wir als langjähriger Partner der Kendox AG das Dokumenten Management System, kurz DMS, Kendox InfoShare. Wie das funktioniert und was Sie dazu benötigen beschreiben wir in den folgenden Absätzen:

 

Eingehende Papier-Dokumente: Wenn nach wie vor an Ihrem Standort (Firmenzentrale, Niederlassung) Dokumente in Papierform eingehen, dann müssen diese an die Mitarbeitenden im Home-Office verteilt werden. Dazu können alle Dokumente über einen Dokumentenscanner ((oder bestehendes Multifunktionsgerät (Drucken, Kopieren, Scannen)) gescannt und mit Kendox Scan eingelesen werden. Dabei werden die Dokumente automatisch getrennt und pro Dokument ein Vorgang erstellt (Erklärung: Vorgang = Workflow, der aus ein oder mehreren Aufgaben bestehen kann, die nacheinander von ein oder mehreren Personen oder Gruppen abgearbeitet werden).

Erste Aufgabe des Vorgangs ist die „Verteilung“. Eine Person verteilt in dieser Aufgabe jedes Dokument an eine oder mehrere Personen (kopieren fällt damit komplett weg). Ab hier haben nun alle Mitarbeitenden ihr Dokument zur Bearbeitung elektronisch im DMS vorliegen.

Eingehende E-Mail-Dokumente: Oftmals gibt es in Unternehmen zentrale E-Mailadressen wie z. B. „rechnungen@…“, „info@…“, „service@…“ und so weiter. Hier laufen E-Mails auf, die ebenfalls an die Mitarbeiter weitergeleitet und bearbeitet werden müssen. Natürlich lassen sich diese E-Mails auch an die Kollegen per Outlook weiterleiten. Besondere Herausforderung bilden jedoch die E-Mails, die von Gruppen zu bearbeiten sind wie z. B. Eingangsrechnungen von der Gruppe/Abteilung Buchhaltung. Wie wird jetzt sichergestellt, dass die selbe Rechnung nicht parallel von mehreren Benutzern bearbeitet wird? Auch hier hilft uns wieder die Vorgangsbearbeitung im DMS. Über ein Outlook Add-in können Dokumente direkt im DMS archiviert und ein Vorgang gestartet werden. Mit dem ersten Schritt „Verteilung“ werden dann auch diese Dokumente genauso wie die zuvor beschriebenen „Papier-Dokumente“ verteilt.

Ausgehende Dokumente: Am Heimarbeitsplatz werden nun oftmals auch Dokumente erstellt. Neben Word und Excel werden auch Belege in SAP erstellt und an die Geschäftspartner gemailt. Werden diese zu „normalen Zeiten“ noch in Papierform abgelegt? Dann gilt es jetzt auch hier die Herausforderung zu meistern, diese Dokumente zentral abzulegen und doch für alle Teammitglieder im Zugriff (Zugriffsrechte vorausgesetzt) zu haben. Für die Microsoft Produkte Word, Excel, PowerPoint geht dieses komfortabel über das Office Add-in. SAP Belege werden automatisch über das Be1Eye Add-on „Clever!DMS4SAP“ archiviert.

Neben der Vorgangsbearbeitung spielt die Dokumentensuche eine große Rolle. Hier hilft das DMS, da die Dokumente zentral rechtssicher abgelegt werden und über eine Volltext-Suche sowie weiteren Kriterien schnell und einfach wieder zu finden sind.

Sicherheit: Wichtig für Sie als Unternehmer ist neben der Lauffähigkeit des Betriebes auch, dass die Dokumente sicher und vollständig archiviert werden.

Perspektive: Wenngleich wir alle nicht wissen, wie lange diese besondere Situation anhält, so wird sie doch unsere Welt und eben auch unsere Arbeitswelt nachhaltig verändern. Heute gilt es die genannten Herausforderungen schnell und sicher zu meistern. Morgen oder Übermorgen kann dieses aber als Grundlage dienen, Prozesse zu optimieren und besser zu automatisieren. Es handelt sich keineswegs um eine Sackgasse. In früheren Beiträgen haben wir bereits einige Einsatzmöglichkeiten eines DMS aufgezeigt und laden Sie ein, sich diese auf unserer Homepage anzusehen.

Voraussetzungen:

• eine Kendox-Scan Station (Scanner oder Multifunktionsgerät) für jeden Standort, an dem papiergebundene Dokumente eingehen.
• das Kendox Outlook Add-in für die Rechner, an denen zentrale Postfächer archiviert werden.
•  der Kendox InfoShare DMS Client ist eine Browseranwendung (HTML5) und braucht somit nicht installiert zu werden.
•  der Kendox InfoShare.Server kann entweder auf vorhandener Hardware (Performance vorausgesetzt) installiert werden oder direkt vom Hersteller als Cloud-basierte Anwendung benutzt werden. Die Server der Kendox Cloud sind zertifiziert und stehen innerhalb der EU – Ihre Datensicherheit liegt uns am Herzen.
• als Datenbank wird ein Microsoft SQL-Server verwendet. Nutzt man die Kendox-Cloud ist dieses bereits Bestandteil der Lösung.

Hört sich umfangreich an? Ist es im Prinzip gar nicht. Wir haben bereits eine Vielzahl von Projekten gemeinsam mit Kendox umgesetzt und stehen Ihnen dazu in allen Fragen zur Seite – wir bekommen das gemeinsam hin.

Abwicklung: Sollten Sie hier Bedarf haben, so sprechen Sie uns gerne direkt an. Wir wissen um den zeitlichen Druck, den Sie für die Lösung dieser Herausforderungen gerade haben und stellen Ihnen kurzfristig Ressourcen dafür bereit.
Alle Arbeiten können wir Remote, also Online vom jeweiligen Home-Office des betreffenden Kollegen, erledigen – #WirBleibenZuhause und sind doch bei Ihnen!!!