Kontrollieren Sie noch oder genehmigen Sie schon?
Mir fällt im Berater-Leben bei Kunden immer wieder auf, wie einfach es doch manchmal ist, Herausforderungen des Alltags im Standard von SAP Business One zu lösen.
Allein beim Genehmigungsverfahren fallen mir umgehend 4 Beispiele zu diesem Thema ein:
- ein Kunde ist über dem Kreditlimit und ich möchte sicher gehen, dass ich nicht noch mehr Ware liefere
- ich möchte verhindern, dass meine Mitarbeiter durch Tippfehler zu hohe Bestellungen generieren
- Bestellungen mit einem Wert über x TEUR sollen durch einen Vorgesetzten freigegeben werden
- Erst-Angebote an Interessenten oder neue Kunden sollen nochmal im 4-Augen-Prinzip geprüft werden
Und mit Sicherheit gibt es noch viele weitere Beispiele. Das Schöne ist: man kann diese im Standard von SAP lösen und “einfach” einrichten.
Der frühere Genehmigungsprozess, wo man nicht so recht wusste, wo der Beleg denn nun nach Erstellung abgeblieben ist, ist Schnee von gestern. In den letzten Jahren hat die SAP den Prozess deutlich verbessert und sogar das Thema Stellvertretung im Fall von Krankheit oder Urlaub berücksichtigt.
Doch warum nutzt das nicht jeder SAP Business One Kunde?
Mit meinem Beitrag möchte ich dazu beitragen, dass sich dies zukünftig vielleicht ändert. Somit stelle ich im Folgenden die einzelnen Funktionen kurz vor.
Aktivierung und Einrichtung
In Modul der Administration > Systeminitialisierung > Allgemeine Einstellungen kann ich das Genehmigungsverfahren jederzeit aktivieren.
Neben der grundsätzlichen Aktivierung kann ich zugleich entscheiden, zu welchen Zeitpunkten ein Beleg im Genehmigungsprozess oder auch danach noch bearbeitet werden kann. Keine Sorge! Auch nachträgliche Änderungen führen dazu, dass der Beleg erneut in die Genehmigung geht.
Das Herz des Genehmigungsprozesses sind die sogenannten Genehmigungsvorlagen. Über diese werden zum Beispiel alle von mir oben genannten Szenarien eingerichtet.
Pro Szenario legt man eine Vorlage an, gibt dieser einen Namen und geht die einzelnen Registerkarten durch. Beginnend mit den Personen, die in diesem Szenario Belege erstellen, dann die Belegarten die berücksichtigt werden sollen, danach die Stufe mit den Personen die genehmigen müssen (eine oder mehrere) und zu guter Letzt die alles entscheidende Bedingung.
Bei der Bedingung kann man aus einer Vielzahl von SAP Standards wählen oder über eine Abfrage einen Zustand ermitteln und darüber den Genehmigungsprozess einleiten. Bei der Erstellung der Abfrage helfen Ihnen unsere Berater gern!
Im Prozess erstellt der Mitarbeiter wie gewohnt seinen Beleg. Am Ende wird beim Hinzufügen im Hintergrund geprüft, ob ein Szenario zutrifft. Wenn ja, dann erhält der Benutzer die nachfolgende Meldung:
Durch Eingabe einer Bemerkung wird der Beleg in den Genehmigungsprozess gegeben und den definierten Genehmigern zur Freigabe geschickt.
Der Ersteller kann zu jeder Zeit über den Beleg nachsehen, wie weit die Bearbeitung der Genehmigung ist. Je nach Einstellung reicht es, wenn einer der Genehmiger die Freigabe erteilt.
Nach Freigabe erhält der Ersteller erneut eine Alarmmeldung im SAP und kann dann direkt den Beleg verarbeiten und an den Kunden oder in anderen Szenarien an den Lieferanten verschicken.
Doch was mache ich, wenn ein Genehmiger im Urlaub ist oder krankheitsbedingt spontan ausfällt? Dann trägt ein Mitarbeiter mit entsprechenden Berechtigungen die Vertretung ein, sodass der Genehmigungsprozess problemlos weiterläuft.
Zusammengefasst kann man sagen, dass der Genehmigungsprozess sehr hilfreich ist, um mit einfachen Mitteln Workflows zu etablieren, unterschiedliche Geschäftsvorfälle abzubilden und so die Sicherheit der operativen Prozesse zu stützen. Sollte ein Szenario zu eng eingestellt sein, kann man dieses jederzeit anpassen oder im laufenden Betrieb deaktivieren. Aus meiner Sicht nur Vorteile und das im Standard von SAP Business One.
Kommen Sie also gerne auf uns zu, falls Ihrerseits hierzu Fragen auftreten sollten. Wir unterstützen Sie gerne bei der Erarbeitung sowie Einrichtung Ihrer Szenarien. Unter 040 – 228 170 220 sind wir telefonisch erreichbar oder schreiben Sie uns ganz bequem eine E-Mail.
