UPDATE your DMS

Sie hatten sich zu Recht für ein DMS aus der Be1Eye-Software-Schmiede entschieden und fragen sich jetzt vielleicht: „Lohnt sich für mich ein Update?“

Die Be1Eye GmbH hatte sich vor Jahren für die Partnerschaft mit der Kendox AG entschieden. Kendox ist der Hersteller für das leistungsstarke und vollumfängliche DMS (Dokumenten Management System) InfoShare, welches die Basis für unsere Lösungen bei unseren Kunden darstellt.

Die Integration in das SAP Business One haben wir selbst entwickelt. Das entsprechende Add-on heißt Clever!DMS4SAP.

Ab sofort werden wir Sie in der Rubrik „DMS“ regelmäßig über Neuerungen unserer DMS-Lösungen informieren. Den Auftakt macht der Kendox InfoShare MobileWebClient (MWC).

Die aus unserer Sicht wichtigsten und interessantesten Funktionen der letzten Versionen haben wir hier absteigend (neueste Version zuerst) zusammengefasst.

Wir sind sicher, dass Sie in der folgenden Zusammenfassung nützliche Informationen entdecken werden und wünschen Ihnen viel Spaß beim Stöbern.

Expertentipp: Das Beste kommt zum Schluss! Darum achten Sie doch mal auf den letzten Punkt dieser Auflistung!

Wie immer gilt auch hier: wenn Sie Fragen zum Inhalt bzw. einzelnen Punkten daraus haben, wenn Sie weitere Vorteile eines Updates erfahren wollen, sprechen Sie uns gerne an! Sie erreichen unsere DMS-Experten telefonisch unter 040 – 228 170 220 oder per E-Mail.

 

Neuerungen (Auszug) der Programmversionen (Release-Notes)

Ein Tipp vorweg: Ihre aktuelle Versionsnummer finden Sie im gestarteten DMS-Client oben rechts:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dort bitte auf „Über“ klicken und dann öffnet sich dieser Dialog, dem Sie Ihre installierte Version entnehmen können:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kendox InfoShare MobileWebClient (MWC)

MWC 4.0.42

Dokumente/Akten/Vorgänge

Beim Hochladen von Dokumenten kann die Vorschau für Dateien aktiviert werden. Damit ist man sicher, das richtige Dokument „erwischt“ zu haben und kann außerdem besser die Daten für die Indexierung (Verschlagwortung) ablesen.

 

Vorgänge

• Ein neues Dokument kann mit Drag/Drop zu einem Vorgang hinzugefügt werden. Wird ein Dokument auf ein bestehendes Dokument „gedroppt“, so können die Eigenschaften übernommen oder es kann eine neue Dokumentenversion erzeugt werden. Wird z. B. in einem Rechnungsprüfungsprozess ein weiteres Dokument als Anlage benötigt, lässt sich das somit komfortabel und an der richtigen Stelle ablegen.

 

• In den Vorgangsdetails wird die aktuelle Aufgabe im visuell definierten Vorgang dargestellt. Damit kann man einfach erkennen, welche Aufgaben vor und nach dieser Aufgabe anstehen.

• Über das neue Recht „Dokument aus Vorgang entfernen“ kann das Entfernen von Dokumenten aus dem Vorgang verhindert werden. Damit lässt sich das versehentliche Entfernen der Verknüpfung zum Vorgang unterbinden.

 

 

MWC 4.0.41

Vorgänge

• Ist eine Aufgabe in mehreren Web Browser Fenster/Tabs geöffnet, wird nach dem Schließen eines Fensters die Aufgabe durch das andere Web Browser Fenster/Tab automatisch wieder ausgebucht. Damit soll verhindert werden, dass andere User diese Aufgabe wieder bearbeiten können, obwohl diese noch beim ursprünglichen Benutzer in einem Browserfenster in Bearbeitung ist.

 

MWC 4.0.40

Ordner

• Es ist nun möglich mit Ordnern zu arbeiten und Dokumente direkt in Ordner abzulegen. Die Ordner-Eigenschaften werden dabei an die Dokumente übertragen (vererbt).

 

Allgemein

• Browser-Tabs zeigen im Titel an, in welchem Bereich sich die Anwendung innerhalb des jeweiligen Tabs befindet:

 

 

• Bei der Verwendung von Multi-Key-Feldern (also solche Felder, in denen mehrere Werte eingetragen werden können), kann jetzt auch per Datenauswahl gearbeitet werden und so beliebig viele Werte gesetzt werden.

 

 

 

 

 

 

Dokumente

• Dokumentenimport: will man beim Import mit der Browser-Funktion „zurück“ (Pfeil nach links) den Dialog verlassen, kommt eine Warnmeldung.

Dokumente/Akten/Vorgänge

• Suchresultate: Die Spaltenanordnung kann per Drag/Drop vorgenommen werden. Diese kann jetzt auch gespeichert werden.

Vorgänge

• Prozessdesigner (Administration): Die Beschreibung zu einer Aufgabe kann auf mehrere Zeilen aufgeteilt werden.

 

MWC 4.0.39

Datenquellen (Administration)

• Neu ist ein Editierdialog, der sich insbesondere bei benutzerdefinierten Tabellen mit vielen Spalten als hilfreich erweist:

 

Dokumente/Akten/Vorgänge

• Eine bestehende Ausbuchung kann für mehrere Dokumente in einem Schritt rückgängig gemacht werden, indem die betreffenden Dokumente alle markiert werden und dann die Funktion „Ausbuchung aufheben“ gewählt wird.
• Anhänge von E-Mails (MSG- und EML-Dateien) können nun direkt im Vorschau-Viewer angezeigt werden. Ein extra öffnen der Mail im Outlook ist damit nicht mehr zwingend notwendig – aber natürlich weiterhin möglich:

 

 

MWC 4.0.38

 

Dokumente/Akten/Vorgänge

• Wird eine Dokument-/Akten- oder Vorgangssuche ausgeführt und anschließend in eine andere Ansicht gewechselt und wieder zurück verzweigt, so bleiben die verwendeten Suchparameter wie auch die Resultatlistendarstellung erhalten:

• Ab der Merkliste kann ein Vorgang mit ein oder mehreren Dokumenten erstellt werden. Somit lassen sich zunächst die gewünschten Dokumente über mehrere Suchkriterien in einer Merkliste zusammenfassen und anschließend daraus einfach ein Vorgang (z. B. Wiedervorlage, Eingangsrechnungsprüfung) erstellen.

 

Einstellungen

• Module über Rollen schützen
  In den Konfigurationsprofilen kann jedes einzelne Modul über Rollen sichtbar, resp. unsichtbar gemacht werden. So lassen sich benutzerindividuelle Ansichten gestalten.

 

 

MWC 4.0.37

Einstellungen (Administration)

• Der Anmeldename des Benutzers kann nachträglich geändert werden.
  Tipp: Manchmal ändern sich Benutzernamen, z. B. wenn eine Umstellung des Microsoft AD (ActiveDirectory) vorgenommen wird. Wenn man nun alle Benutzer neu anlegen würde, dann würde die Verknüpfung zu Dokumenten und Vorgängen (Workflows) verloren gehen. Ändert man aber den bestehenden Namen, bleiben alle Verknüpfungen erhalten.

 

 

MWC 4.0.36

Dokumente/Akten/Vorgänge

• Wird der Hochlade-/Kopiervorgang (Import) durch Wegklicken verlassen, so wird der Benutzer per Dialog angefragt, ob der Importvorgang wirklich abgebrochen werden soll:

 

 

MWC 4.0.35

Dokumente/Akten/Vorgänge

Hochzuladende Dokumente können nun beim dokumentenbasierten Import per Drag & Drop auf ein Dokument direkt verknüpft werden.
Tipp: Wenn Dokumente logisch zusammengehören, dann kann die Verknüpfung helfen, diese später einfacher wiederzufinden.

• In Suchauswahlfelder können nun die Werte auch per Doppelklick übernommen werden. Damit wird wieder ein lästiger Klick gespart!

 

 

• Dokumenten-Upload: Beim Verlassen z. B. der Browserseite oder beim Navigieren in eine andere Ansicht wird ein Bestätigungswarndialog angezeigt, wenn z. B. ein (größeres) Dokument noch hochgeladen wird. Dies vermeidet einen unbeabsichtigten Abbruch des Upload-Prozesses.

 

• Monitoring (Administration)                                                                                                                In der erweiterten Lizenz-Ansicht werden nun die jeweiligen maximal möglichen Verbindungen (Sessions pro Lizenztyp) mit angezeigt. Dieser Wert gibt an, wie viele gleichzeitige Sessions ein Benutzer des entsprechenden Lizenz-Typs öffnen darf.

 

 

MWC 4.0.34

Einstellungen

• Anmeldung über OpenId Connect 1.0 mit einem Microsoft AD FS System wurde integriert. Damit wird die zentrale Nutzung von Anmeldedaten je User um eine weitere Möglichkeit erweitert.

 

 

MWC 4.0.33

Dokumente

• Ordner erstellen/bearbeiten – Ordner können nun verschoben bzw. der Speicherort des Ordners geändert werden.

 

Dokumente/Akten/Vorgänge

• Dokumentviewer: Annotations-Informationen werden jetzt per Tooltip angezeigt. Damit sehen Sie immer wann ein Stempel, eine Notiz oder eine Markierung von wem gemacht wurde.

 

• Es gibt nun die Möglichkeit eigene benutzerdefinierte Buttons („Custom Buttons“) anzulegen und zu verwalten. Damit können externe Anwendungen in das Dokument-Aktionsmenü integriert werden. Das ist die Grundlage für die Entwicklung der Be1Eye GmbH, um den im DMS gefundenen Vorgang direkt in SAP zu öffnen.

Quelle: Kendox AG