E-Mails einfach zum Geschäftspartner und kurzerhand verteilt

Wir zeigen Ihnen, wie Sie E-Mails reibungslos archiviert, verteilt und automatisiert verschlagwortet bekommen – eben ganz einfach!

Dass der Gesetzgeber den Unternehmen vorschreibt alle elektronischen Geschäftsbriefe – also E-Mails – digital zu archivieren (DMS) ist klar. Eine reine Ablage im Outlook oder Exchange reicht damit nicht mehr aus.

Doch das wirft gleich mehrere Fragen und damit Herausforderungen auf:

• Wie archiviere ich rechtssicher und vor allem mit möglichst wenig Aufwand?
• Wie finde ich die Mails nach der Archivierung schnell und einfach wieder?
• Wie kommen die Suchkriterien an die Mail?
• Wie geht man mit zentralen Postfächern und damit mit der Verteilung der Mails um?
• Welchen Nutzen hat das Unternehmen davon?

Sie kennen uns als Ihren Lösungspartner der voraus denkt und daher haben wir hierfür auch die passenden Antworten. Aber alles der Reihe nach.

Für eine erste Lösungsübersicht und dem Zusammenspiel aus technischer Automatisierung und Benutzerinteraktionen haben wir diese Übersicht erstellt, die wir weiter unten genauer beschreiben:

Auf der linken Seite ist eine Aufgliederung in (E-Mail-) Postfächer der Benutzer und zentrale Postfächer (wie z. B. info@…, rechnung@…, bestellungen@…) zu sehen. Diese zieht sich horizontal durch den Prozessablauf von links nach rechts.

Die erste Frage „Wie archiviere ich . . . mit möglichst wenig Aufwand?” stellen wir mit den Punkten 1 und 2 im Ablauf dar.

Selbstverständlich können alle Postfächer, die über Exchange (oder IMAP) verwaltet werden auch automatisch von Komponenten unserer DMS-Lösung abgerufen und archiviert werden. In der Praxis wird dieser Automatismus meistens nur für die zentralen E-Mailadressen praktiziert.

Benutzerpostfächer können vom Benutzer selbst archiviert werden. Dafür gibt es mehrere Ansätze. Für E-Mails, die direkt im SAP® erfasst werden (wie z. B. eingehende Bestellungen) bietet sich die Nutzung der „DMS4SAP DropZone“ an, mit der die Mails dann direkt mit den Suchkriterien vom Vorgang in SAP® (in diesem Fall wäre das der Kundenauftrag) indexiert werden.
Aber längst nicht alle Mails lassen sich auf diese komfortable Art und Weise sinnvoll archivieren. Für diese Fälle gibt es das Kendox Outlook AddIn, mit dem Mails (einzeln und mehrere markierte gleichzeitig) zum Beispiel durch Verschieben in einen überwachten (Outlook-) Ordner archiviert werden.

Hiermit sind die E-Mails schon mal im Kendox DMS archiviert (Punkt 2 der Grafik). Damit taucht dann gleich die Frage auf, wie ich diese schnell und einfach wiederfinde. Diese Frage stellen wir zunächst zurück, bis wir an Punkt 5 der Grafik kommen. An dieser Stelle sei erwähnt, dass diese Frage enorm wichtig für Punkt 3 der Grafik ist und damit für die Frage „Wie kommen die Suchkriterien an die Mail?“.

Die vormals erwähnte „DMS4SAP DropZone“-Funktionalität sorgt direkt dafür, dass die Indexwerte (Suchkriterien) aus dem jeweiligen SAP-Vorgang (also den Dialog in SAP®, den Sie zum Zeitpunkt der Ablage über die DropZone gerade geöffnet haben) an die Mail kommen. Hier ist also keine weitere Indexierung notwendig.

Alle anderen Mails können mit dem Modul „Clever!DMS4SAP MailCapture“ automatisiert mit der Adresse des Geschäftspartners indexiert werden. Dazu „schaut“ dieses Modul regelmäßig nach der „AN:“ bzw. „VON:“ -Adresse der unvollständigen E-Mails (je nachdem, ob eine ausgehende oder eingehende Mail) im Kendox DMS, nimmt sich diese und sucht dazu im SAP®-Geschäftspartnerstamm nach der richtigen Adresse. Diese wird dann samt GP-Nummer (und weiteren definierten Eigenschaften) als Suchkriterium zur E-Mail im DMS gespeichert.

Damit kommen wir zu Punkt 4 der Grafik und der Frage: „Wie geht man . . . mit der Verteilung der Mails im DMS um?” Das Kendox DMS bietet hier die Möglichkeit mit dem integrierten Workflowsystem automatisiert für alle Mails, die z. B. aus zentralen Postfächern kommen (oder aber ein spezielles Kennzeichen vom Userpostfach erhalten) einen Verteilworkflow zu starten.
Damit können dann die Mails/Dokumente innerhalb des DMS an eine Person, mehrere Personen oder gar an Gruppen bzw. einer Kombination aus all dem verteilt werden.

Der positive Nebeneffekt dabei ist, dass man jederzeit nachvollziehen kann, bei wem das Dokument gerade in der Bearbeitung ist. Z. B. dann, wenn der Kunde anruft und den Status seiner Mailbearbeitung erfragt.

Nachdem die Dokumente als Aufgaben verteilt wurden, könnte unter Umständen eine weitere Frage auftreten, wenn der Bearbeiter der Mail einen Vorgang in SAP® eröffnet oder bearbeitet: “Wie bekomme ich denn jetzt neben der Geschäftspartneradresse noch die weiteren Suchkriterien aus SAP® an die Mail?” Dafür haben wir eine Funktion entwickelt, hier zu sehen als Button „Index v. SAP®“ im Kendox DMS Client:

Bleibt noch die Frage: „Wie finde ich die Mails nach der Archivierung schnell und einfach wieder?“ und kommen somit zu Punkt 5 in der Ablauf-Grafik.
Im SAP® gibt es die automatisch ausgeführte Suche „DMS4SAP Suche“. Je nachdem welchen Dialog der Anwender in SAP® gerade geöffnet hat, so reagiert diese Suche dementsprechend darauf vollautomatisch. D. h. befinden Sie sich z. B. im Kundenauftrag Nummer 481, so werden dazu alle im DMS abgelegten Dokumente automatisch angezeigt. Das gleiche gilt, wenn Sie dann z. B. in den Geschäftspartnerstamm wechseln. Dann werden Ihnen alle Dokumente des Geschäftspartners im DMS – und damit auch die zuvor abgelegten Mails – angezeigt.
Diese Suche können Sie als Anwender sogar noch „verfeinern“ oder gar komplett ohne diese automatische Suche im Kendox arbeiten.

In diesem Beispiel wird die Suche kombiniert mit Volltext (Bestellung) und dem Geschäftspartnernamen. Übrigens: der gesuchte/gefundene Volltext wird neuerdings im Dokument farblich zum schnelleren Auffinden markiert.

Dieser kleine Einblick in dieses Thema beantwortet sicherlich auch die Frage: „Welchen Nutzen hat das Unternehmen davon?“. Denn wenn Sie wenig Aufwand mit der verpflichtenden gesetzeskonformen Archivierung haben und nebenbei damit ein vollständiges Archiv mit einfachen Suchmöglichkeiten und der Steuerung von Dokumentenverteilung erhalten, sparen Sie Zeit und Geld.

Sie sehen, es gibt (nahezu) für alles eine Lösung. Wir würden uns sehr freuen, wenn wir Sie dabei unterstützen dürfen, noch effizienter zu werden. Nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf, wir beraten Sie gerne. Sie erreichen uns per Email und telefonisch: 040 – 228 170 220.