E-Rechnungs-Pflicht – Da rollt was auf uns alle zu!

In 2024 wird auf alle Unternehmen eine mächtige Aufgabe zukommen – wir alle müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu archivieren und zu verarbeiten.

Was sich zunächst als Randnotiz liest und die meisten wahrscheinlich denken lassen wird: „Kein Thema, PDF-Rechnungen erhalte ich heute schon!“, ist ein erheblicher Irrglaube, der noch viel Kraft von uns allen abverlangen wird.

Warum?

Um das beantworten zu können, muss man sich damit beschäftigen, was eine E-Rechnung ist und warum diese überhaupt “auf uns zu rollt“.

Der Gesetzgeber hat die E-Rechnungs-Pflicht zum 01.01.2025 im Gesetzgebungsverfahren eingebracht. Wenngleich diese Pflicht Teil des Wachstums­chancen­gesetz ist, welches sich gerade im Vermittlungsausschuss befindet.

Allerdings ist die E-Rechnungspflicht nicht der Grund für die Diskussionen im Bundesrat sowie in dem Vermittlungsausschuss und aus dem ersten Vermittlungsergebnis gingen keine nennenswerten Änderungen diesbezüglich hervor. Es ist ernsthaft damit zu rechnen, dass die E-Rechnungspflicht zum 01.01.2025 kommen wird. Obwohl das Gesetz voraussichtlich erst in der zweiten Jahreshälfte rechtskräftig verabschiedet wird.

Entspannt darauf zu warten, wäre wie ein Kaninchen, dass vor dem Schlangenbau wartet! Der Aufwand ist nicht zu unterschätzen und die Übergangsfristen sind sehr einseitig.

Die folgenden Fragen sollen dazu dienen, die zu erwartenden Anforderungen einzuordnen:

A) Was ist im Sinne des Gesetzgebers denn eigentlich eine E-Rechnung?

B) Wer muss diese ab wann ausstellen?

C) Wer muss diese ab wann empfangen, archivieren und verarbeiten können?

D) Wer hat die Wahl über das Format?

E) Wie geht es weiter?

F) Fazit

E-Rechnung (A) ist die gebräuchliche Abkürzung für den Begriff “Elektronische Rechnung“. Der Gesetzgeber macht hier, u. a. in Vorbereitung auf die Einführung eines elektronischen Meldesystems, die europäische Norm EN-16931 als verpflichtende Grundlage.

Anders als eine PDF-Rechnung oder eine Rechnung in Papierform steht hier nicht mehr der visuelle Aspekt im Vordergrund, sondern die strukturierten Daten einer Rechnung. Diese Norm erfüllen aktuell nur die Formate ZUGFeRD ab 2.2.0 und XRechnung.

Während eine ZUGFeRD-Datei eine PDF-Datei ist, in der eine XML-Datei mit den strukturierten (also maschinell verarbeitbaren) Rechnungsdaten eingebettet ist (hybrides Format), ist eine XRECHNUG ein reines XML-Format und ohne besondere Hilfsmittel für den Anwender nicht mehr lesbar – Beispiel:

Abb: Beispiel einer elektronischen XRechnung; Quelle: e-rechnung-bund.de

Dies bedeutet im Umkehrschluss, ein Empfang, eine Verteilung und Rechnungsprüfung ist ohne besondere technische Hilfsmittel NICHT mehr möglich!

Für die Unternehmen, die bereits EDI verwenden sei gesagt, dass unter bestimmten Bedingungen die Weiterverwendung von EDI-Formaten weiterhin zulässig ist.

Ab 01.01.2025 (B) ist eines dieser beiden Formate (bzw. drei wenn man EDI mit einbezieht) verpflichtend anzuwenden, sofern es sich um Rechnungen von Unternehmen an Unternehmen (b2b) handelt sowie wenn diese über 250 EUR liegen (Fahrkarten sind ebenfalls von der Pflicht ausgenommen). Bis heute gelten elektronische Rechnungen als “sonstige Rechnungen“! Auch das wird sich ändern! Ab 01.01.2025 werde E-Rechnungen zu dem führenden (verpflichtenden) Format und Papierrechnungen fallen ab dann unter den Begriff “sonstige Rechnungen“.

Für den Versand von Rechnungen gelten – wie meistens bei uns in Deutschland – Übergangsfristen:

• Unternehmen bis 800.000 EUR Vorjahresumsatz (Gesamtumsatz nach §19 Abs. 3 UstG) bis 31.12.2027
• Unternehmen über 800.000 EUR Vorjahresumsatz bis 31.12.2026

DOCH AUFGEPASST!

Für den Empfang (C) (einschl. Archivierung, Prüfung, Verarbeitung) von Rechnungen ist vorgesehen, dass dieser ohne Übergangsfrist ab dem 01.01.2025 von dem Unternehmen möglich sein muss.

Anders als bislang hat der Rechnungsempfänger zukünftig nicht mehr die Wahlmöglichkeit, bzw. muss dem Rechnungssteller NICHT mehr erlauben, die Rechnungen elektronisch zu versenden. Ferner ist es NICHT mehr vorgesehen, dass der Rechnungsempfänger die Wahlfreiheit hat, wie die Rechnung in welchem Format durch den Rechnungssteller auszufertigen ist. Demnach liegt die Wahl des Formates (D) beim Rechnungssteller.

Das Thema E-Rechnung ist aktuell nicht Bestandteil der Diskussionen im vom Bundesrat angerufenen Vermittlungsausschuss, der den Entwurf zur weiteren Beratung wieder in den Bundesrat gegeben hat, welcher voraussichtlich (E) am 22.03.2024 darüber beraten wird.

Wann auch immer das Gesetz letztendlich verabschiedet wird, es gibt jede Menge für alle Unternehmen zu tun. Seitens der SAP® gibt es für SAP B1® auf jeden Fall die Möglichkeit die Ausgangsseite schon heute als XRechnung einrichten zu lassen – ein Verfahren, das bei Bundesbehörden und einigen Bundesländern schon heute Standard ist.

Auf der Empfangsseite ist noch ungewiss, ob die SAP® dafür eine geeignete Schnittstelle bereitstellen wird. Doch selbst wenn die SAP® die Formate ZUGFeRD und XRechnung importieren könnte, bliebe die Frage offen, wie dann die Inhalte visualisiert (XRechnung) und in einen geeigneten Freigabeprozess überführt werden.

Mit unserem DMS-Partner, der Kendox® AG, haben wir hierzu bereits heute die passenden Antworten. Empfang, Archivierung, Freigabeworkflow, Kontierung, Verbuchung in SAP® – alles aus einer Hand möglich.

Fazit (F): Es steht schon einiges fest und vieles ist noch sehr vage. Darum werden wir als Ihr Partner für digitale Unternehmensprozesse am Ball bleiben und für Sie beobachten, was der Gesetzgeber und die SAP® hier beschließen. Das wird uns alle dieses Jahr noch betreffen und dementsprechend werden wir Sie auf dem Laufenden halten. Spätestens zur Jahresmitte sollten Sie diesbezüglich aktiv werden.

Wenn Sie hierzu oder zu anderen Themen rund um Ihre Prozesse Fragen haben, kommen Sie gerne auf Ihren Berater zu – wir sind für Sie da! Telefonisch erreichen Sie uns unter 040 – 228 170 220 oder ganz bequem per E-Mail.