Kassen-Nachschau – Tipp, Tricks, Erfahrungen

Ganz grundsätzlich verlangt das Finanzamt eine ordnungsgemäße Kassenführung und entsprechend können Sie das Thema Rechtssichere Kasse – GoBD + GdPDU – Kassen-Nachschau hier im Detail durchlesen.

Aufgrund der Rückmeldungen in den vergangenen Wochen, haben wir für Sie noch einen zweiten Teil erstellt, der den Fokus auf Tipps und Tricks rund um die Kassen-Nachschau beinhaltet. Im Folgenden einige Themen:

Kassen-Nachschau – Wann wird diese vom Finanzamt durchgeführt?

Der Blick in die Glaskugel ist nicht der beste Weg, aber tatsächlich können Sie als Unternehmer in ihren Steuerbescheiden ein paar Anzeichen finden. Grundsätzlich soll der „Überraschungsbesuch“ von Seiten des Finanzamts durchgeführt werden. Dennoch plant das Finanzamt schon lange im Voraus eine Betriebsprüfung bei einem Betrieb, so dass die Steuerbescheide möglicherweise einen bevorstehenden Überraschungsbesuch verraten.

Schauen Sie als Unternehmer aktiv in ihre Einkommens-, Körperschaftsteuer- oder Gewerbesteuermessbescheide: Finden Sie, ohne nähere Begründung, die Worte „Dieser Bescheid ergeht nach § 164 AO unter dem Vorbehalt der Nachprüfung“ und ist ihr Unternehmen als Kleinst-, Klein- oder Mittebetrieb beim Finanzamt eingestuft, könnte dieses ein Hinweis auf eine mögliche Betriebsprüfung hindeuten.

Ergänzung: Eine Betriebsprüfung umfasst in der Regel drei Geschäftsjahre. Stehen also ihre Steuerbescheide der Jahre 2016 und 2017 bereits unter dem Vorbehalt der Nachprüfung, können Sie davon ausgehen, dass das Finanzamt die Jahre 2016 bis 2018 prüfen wird. Entsprechend können Sie mit einer sehr hohen Wahrscheinlichkeit davon ausgehen, dass Sie noch mit einer Kassen-Nachschau für das Jahr 2018 rechnen können.

Kassen-Nachschau – Muss der Unternehmer dabei sein?

Liest man im Gesetz den Wortlaut des § 146b der Abgabenordnung, könnte man interpretieren, dass eine Kassen-Nachschau nur im Beisein des Unternehmers stattfinden darf. Dieses ist jedoch nicht richtig, und einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums ist genau das Gegenteil zu entnehmen (Änderung Kassen-Nachschau).

Korrekt ist, dass die Kassen-Nachschau während der Geschäftszeiten stattfinden muss . Ist der Unternehmer beim Überraschungsbesuch des Finanzamts selbst nicht anwesend, kann sich der Prüfer an Mitarbeiter des Betriebs wenden und diese dazu auffordern, ihm die gewünschten Kassendaten auszuhändigen.

Sind Sie also beispielsweise Inhaber mehrerer Restaurants und sind persönlich den Großteil ihrer Zeit nur in einem der Restaurants anzutreffen, weil sich in den anderen Restaurants ausgewählte Mitarbeiter um das Wohl der Gäste kümmern, dann sollten sie Vorkehrungen für den Fall treffen, dass in einem der Restaurants eine Kassen-Nachschau stattfindet.

Kassen-Nachschau – Wie instruiere ich meine Mitarbeiter?

In der Praxis gehen wir davon aus, dass Sie als Unternehmer kooperativ bei einer Kassen-Nachschau agieren möchten, entsprechend haben Sie zwei Möglichkeiten sich und ihre Mitarbeiter vorzubereiten:

Personalbestimmung

Personalbestimmung: Sie suchen sich geeignete Mitarbeiter aus und erläutern diesen, wie die Kassenführung funktioniert, nennen ihnen Passwörter zum Zugriff auf die digitalen Kassendaten und zeigen den Mitarbeitern, wo sich die Kassendaten (Journale, Bedienungsanleitung für Kasse, Protokolle über Änderungen der Kasseneinstellungen) befinden.

Steuerberater

Steuerberater: Soll ihr Personal nicht zu viel Einblick bekommen, sollten Sie im Vorfeld bereits klären, dass bei einer möglichen Kassen-Nachschau stets der Steuerberater vor Ort ist und die Prüfung begleitet.

Erfahrung

Erfahrung: Die zweite Variante mit dem Steuerberater ist sicherlich nicht die Kostengünstigste, aber dafür die Sicherste. Denn nur ein echter Steuerprofi weiß, wie er mit dem Prüfer des Finanzamts umgehen muss, um ggf. Schlimmeres zu verhindern. Im Vorfeld sollten Sie daher die Honorarfrage für die Begleitung der möglichen Kassen-Nachschau durch den Steuerberater ihres Vertrauens klären.

Kassen-Nachschau – Einspruch oder Abbruch sinnvoll?

Tatsächlich können Sie Einspruch gegen die Prüfungshandlungen einlegen, denn generell ist die Aufforderung zur Duldung der Kassen-Nachschau ist ein mündlicher Verwaltungsakt, der angefochten werden kann.  Auch können Sie als Unternehmer dem Prüfer im Rahmen einer Kassen-Nachschau die Türe vor der Nase zuschlagen und den Zugriff auf die Kassendaten verweigern. Wir werfen vorsichtig die Frage in den Raum „Ist der Einspruch wirklich sinnvoll?“, denn die Prüfungshandlungen werden Sie nicht aufhalten können.

Kooperation ist doch auf beiden Seiten gefragt, beispielsweise beim Thema „Kassensturz zur Hochzeit“ oder „Rufschädigung“:

Kassensturz zur Hochzeit

Kassensturz: Möchte der Prüfer im Rahmen einer Kassen-Nachschau den so genannten Kassensturz durchführen, obwohl an einem Tag mehrere hundert Kunden bar bezahlen, ist die Verschiebung des Kassensturzes gerechtfertigt, um das Tagesgeschäft nicht zu stören bzw. zu unterbrechen.

Rufschädigung

Rufschädigung: Soll beispielsweise in einem Restaurant oder ein einem Friseursalon eine Kassen-Nachschau stattfinden und die Kunden sitzen nur wenige Zentimeter von den Kassen entfernt, dürfte es sich auch anbieten, die Kassen-Nachschau auf den Feierabend zu verschieben. Denken Sie daran, die Begründung jeweils schriftlich festzuhalten.