Kassenserver-Berechtigungen mit Rollenkonzept

Beim Einsatz eines zentralen Kassenservers haben Sie in ihrem Unternehmen architektonisch zwei Möglichkeiten:

  1. Jede Filiale hat einen eigenen Kassenserver
  2. Sie verwalten einen zentralen Kassenserver

Im letztgenannten Fall ist das Verwalten der Kassenserver-Berechtigungen von zentraler Bedeutung und damit ist nicht nur der Zugriff gemeint.

Berechtigungen – Rollenkonzept verstehen

Das so genannte Rollenkonzept im zentralen Kassenserver wird einerseits für das Beschränken/Erlauben von Zugriffen auf bestimmte Module/Kacheln eingesetzt, andererseits auch für das Beschränken/Erlauben von Funktionsbausteinen an den Kassen selber. Das Leistungsspektrum der auswählbaren Funktionen ist im SAP Customer Checkout manager (CCOm) sehr hoch. Beispielsweise ist die Zuordnung eines Benutzers zu einer Standard-Preisliste möglich, die sich von der übergeordneten Rolle geerbten Preisliste unterscheidet.

Die im Kassenserver-Standard hinterlegten Rollen können jederzeit erweitert oder gar entfernt werden. Das wichtigste Unterscheidungsmerkmal zwischen der Rolle Kassierer und der Rolle Storeleiter liegt darin, dass dieser einen Kassensturz ausdrucken kann, sowie am Ende des Tages mit seiner Rolle den Kassenabschluss durchführen darf. Deutlich umfangreichere Rechte erhält der Store-Manager, weil dieser Einstellungen im Kassenserver vornehmen darf. Die vierte Rolle dient dem Datenschutzbeauftragten, der ausschließlich personenbezogene Daten (GoBD) verwalten darf und muss.

Kassenserver Berechtigungen – Kachel Rollen

Die Kachel Rollen hat drei grundlegende Funktionen im Bereich der Kassenserver-Berechtigungen:

  1. Details
    Hier finden Sie generelle Informationen zu der gewünschten Rolle . Dazu zählt beispielsweise das Ersteller-Datum, die genaue Beschreibung, die hinterlegte Preisliste oder gewünschte Zeitspannen für den automatischen Logout.
  2. Berechtigungen
    Im Bereich der Berechtigungen findet die Freigabe von bestimmten Rechten statt. So können Sie beispielsweise Maximal-Rabatte festlegen, Retouren annehmen erlauben, die Belegsuche verbieten oder Gutscheine ausstellen erlauben.
  3. Anwendungen
    Hier finden Sie auf dem Kassenserver Berechtigungen, die den Aufruf von bestimmten Funktionsbausteinen beeinflussen. Darunter fällt beispielsweise das Editieren von Preisen, das Einsehen von Kassenabschlüssen, der Aufruf der Schnellauswahl oder das Ändern von Zahlarten.

Kassenserver Berechtigungen – Übergeordnete Rolle

Sollten Sie eine neue Rolle anlegen, achten Sie darauf, welche übergeordnete Rolle Sie der neuen Rolle zuordnen. Das Berechtigungskonzept stammt aus der IT und ist nach dem Bottom-Up-Prinzip erstellt: Die übergeordnete, oder auch Vater-Rolle genannt, übergibt ihre hinterlegten Berechtigungen und Anwendungen auf die neu hinzugefügte Rolle, die dort dann entsprechend erweitert werden kann und muss.

Wenn Sie beispielsweise eine neue, kundenspezifische Rolle Eingeschränkter-Verkäufer“ anlegen möchten, die keine Retouren erlaubt, könnten Sie folgendermaßen vorgehen:

  1. Neue Rolle über das + anlegen
  2. Vater-Rolle leer lassen
    (soll ja die neue unterste Ebene sein)
  3. Einschränkung Retouren nicht erlauben einstellen
  4. Die gewünschten Benutzer der Rolle zuweisen
    (Sollten ihre Anforderungen an das Rollenkonzept nicht im Standard abbildbar sein, können Sie diese durch unsere Plug-In-Erweiterungen sicherlich ergänzen)
  5. Kontrollieren, ob die neue Rolle aktiviert ist und im korrekten Gültigkeitszeitraum liegt
  6. Auf der Reiter Berechtigungen erkennen Sie, ob die gewünschte Berechtigung erteilt wurde.
  7. Fertig

Tobias Siltmann, Kassen-Experte, empfiehlt:
Nutzen Sie die Einstellung beim täglichen Kassenneustart die Benutzerdaten automatisch zu synchronisieren. So gewährleisten Sie, dass mögliche Änderungen in der Rechteverwaltung bei der nächsten Kassennutzung automatisch auf alle Kassen angewendet wird.

Berechtigungen Kassenserver – Die 5 besten Tipps

Im Folgenden finden Sie fünf Tipps aus unserem Erfahrungsschatz, die beim Einsatz von Berechtigungen auf dem Kassenserver betrachtet werden sollten:

  • Abgelaufene Gutscheine akzeptieren
    Der Benutzer darf abgelaufene Gutscheine im Verkauf akzeptieren. Eine tolle Möglichkeit seinen Kunden auf Kulanz das Einlösen von abgelaufenen Aktionsgutscheinen zu ermöglichen und so die Kundenbindung positiv zu beeinflussen.
  • Aktuellen Kassenbestand anzeigen
    Der Kassierer darf den aktuellen Bargeldbestand in der Kasse einsehen und hat somit die Möglichkeit im Tagesgeschäft eine Verringerung der Barbestände anzuordnen und diese aus Sicherheitsgründen aus der Kassenlade in den Tresor zu legen.
  • Suchbildschirm anzeigen
    Der Kassierer darf auf die Historie der Verkaufsbelege zugreifen und kann diese erneut drucken. Sollte ein Kunde seinen Beleg verloren haben, kann man als besonderen Service den Verkaufsbeleg nochmal raussuchen und ein Duplikat drucken.
  • Nuller-Bon erlauben
    Der Benutzer kann die Kassenschublade öffnen ohne einen Verkaufsbeleg zu erzeugen. Das Rausgeben von Wechselgeld oder internen Quittungen ist damit einfach gelöst. Ebenfalls muss so kein Ersatzschlüssel offen zugänglich gelagert werden.
    Wichtig: Jedes Öffnen der Kassenschublade wird vom zentralen Kassenserver dokumentiert und man kann damit das Öffnen der Schubladen auch im Nachgang noch kontrollieren.
  • Barzahlung über Limit erlauben
    Ab einer bestimmten Höhe kann der Kassierer das Bargeld nicht mehr alleine entgegen nehmen, sondern der Storeleiter muss diese Barzahlungen genehmigen.
    (Ähnlich wie im Supermarkt die Ü18-Prüfung, gilt somit das 4-Augen-Prinzip für hohe Bargeldbewegungen)