das papierlose BÜro

Als Vertriebler kommt man in der Regel viel rum. Man erhält Eindrücke von Betrieben und Unternehmen in den unterschiedlichsten Branchen. Was alle Betriebe gemeinsam haben, ist ein Büro oder eine Verwaltung und diese sind sehr individuell organisiert. Glauben Sie mir, da gibt es so allerhand Bemerkenswertes zu entdecken. Eine Geschichte, die noch gar nicht so lange her ist, will ich heute mit Ihnen teilen. Ach ja, ich bin Sven Träger und bei der Be1Eye GmbH maßgeblich für den Vertrieb verantwortlich.

Nicht selten bin ich als Vertriebler der Erste aus unserem Team, der mit Interessenten oder bestehenden Kunden in Kontakt kommt, wenn das Thema Digitalisierung in den Fokus rückt. Die gute Nachricht ist: häufig ist bereits irgendeine Art von Software im Einsatz, teilweise sogar ein ERP-System. Die noch bessere Nachricht (zumindest für mich): was ich allerdings in den seltensten Fällen vorfinde, ist ein effizientes und effektives Dokumentenmanagementsystem (DMS). Meistens entdecke ich Folgendes:

Mit meinem Kollegen, der mir als Produktberater unterstützend zur Seite stand, waren wir zu einem Strategiegespräch mit einem unserer Kunden verabredet. Im Laufe des Gesprächs wurden wir gefragt, wie man denn die Dateiablage noch besser im SAP einbinden könne, um Dokumente schneller zu finden. Auf die Frage wie sie denn aktuell mit Dokumenten arbeiten, erhielt ich eine Antwort, wie ich sie häufig von Kunden oder Interessenten erhalte. Man nutze die Windows Dateiablage, um Dokumente abzulegen und (wie auch heute noch in hunderten Unternehmen vorherrschend) Papier. Papier in vielen Ordnern, Papier auf den Schreibtischen, Papier im Drucker. Ich schaute mich einmal im Büro um und mein Blick fiel auf kiloweise Papier. Wow, der Anblick war erschreckend und erdrückend zugleich! Mir wurde klar: “Dieser Kunde benötigt dringend die Unterstützung durch Kendox DMS.“

Bevor ich der Geschäftsführerin meinen Verbesserungsvorschlag unterbreitete, fragte ich Sie noch, wie lange Ihre Sekretärin täglich benötigt, um die Eingangspost zu bearbeiten. Sie antwortete, dass Sie dies noch nie hinterfragt hätte, aber gefühlt mindestens 30 Minuten zusammenkämen. Nehmen wir mal an, die Mitarbeiterin braucht tatsächlich nur 30 Minuten, dann kostet dem Unternehmen die Bearbeitung der Eingangspost zwischen € 2.500 und € 3.000 pro Jahr. Nun war es an der Zeit die Vorteile der Dokumentenverarbeitung mit einem DMS unseres Partners Kendox AG vorzustellen.

10 wertvolle Punkte die für ein Kendox DMS sprechen:

  1. Revisionssicherheit: Der wohl wichtigste Punkt, den jedes Unternehmen zwingend im Blick haben muss, wenn es um Geschäftsdokumente geht, ist die rechts- und revisionssichere Ablage.
  2. Ressourcen sparend: Dies ist ein wichtiges Thema, an dem heute kein Unternehmen mehr vorbeikommt. Mit dem sogenannten ”Papierlosen Büro“ spart man nicht nur Kosten bei Papier, Toner, Ordnern und Miete, sondern schont auch noch die Ressource Holz. Bei einem Problem kann das Kendox DMS Ihnen jedoch nicht helfen! Wie sie den nun freiwerdenden Platz, welcher zuvor von Unmengen an Papier und Ordnern eingenommen wurde, einer neuen und sinnvollen Nutzung zuführen können. 😉
  3. Gesteigerte Produktivität: Durch den Einsatz des Kendox DMS in Verbindung mit SAP Business One sowie unserem Clever!DMS4SAP können die Mitarbeiter effizienter arbeiten und steigern so ihre Produktivität. Viele der vorhandenen Prozesse, welche derzeit Arbeitszeit binden (z.B. wie oben dargestellt die Bearbeitung der Eingangspost), können durch diese Softwarekombi automatisiert oder zumindest effizienter gestaltet werden.
  4. Weltweiter Zugriff: Viele Geschäftsführer kennen das Problem. Man möchte mal eben schnell ein Dokument ansehen oder weiterleiten, hat dieses jedoch nicht bei sich. Das Kendox DMS versetzt Sie in die Lage, sofern gewünscht, von überall auf der Welt auf Ihre Dokumente zuzugreifen.
  5. Höchste Sicherheitsstandards: Was bei dem Punkt 4 schnell mitschwingt, ist die Frage der Sicherheit. Gerade die letzten Monate haben dieses Thema wieder auf die Agenda gebracht. Das Kendox DMS bietet generell die höchsten Sicherheitsstandards für ein Cloudprodukt. Auf Wunsch lassen sich darüber hinaus zusätzliche Verschlüsselungen implementieren, was die Dokumente mindestens so sicher macht, wie das Gold in Ford Knox.
  6. Prozessabbildung: Viele Prozesse lassen sich ohne weiteres im SAP Business One abbilden. Für alle anderen gibt es das Kendox DMS. Egal ob Rechnungsfreigaben, Rechnungsprüfungen oder die automatische Eingangsrechnungsverarbeitung.
  7. Integration ins MS Office: In den meisten Büros wird mit MS Office gearbeitet. Welch ein Segen, dass Kendox DMS nicht nur nahtlos mit SAP Business One zusammenarbeitet, sondern auch reibungslos mit den Office Paketen von Microsoft.
  8. Intuitive Bedienbarkeit: Ich höre schon die altgedienten Werksleiter: “Aber das haben wir doch immer so gemacht!” Nun gut, nicht jeder kann ein Softwarespezialist sein. Das Beste ist: das braucht es gar nicht, denn das Kendox DMS kommt mit einer leichten Bedienbarkeit daher. Der Aufbau ist logisch, sinnvoll und die Nutzbarkeit ist einfach sowie effizient gelöst. Das Ablegen von Dokumenten per sogenanntem „Drag and Drop“ ist nur eine der intuitiven Funktionalitäten.
  9. Softwareübergreifendes Arbeiten: Im Arbeitsalltag haben wir im Jahre 2022 bereits verschiedenste Softwaretypen auf dem PC, welche wir täglich nutzen. Viele Unternehmen wünschen sich daher, dass das Arbeiten möglichst in einer Software stattfindet und die Software drumherum nahtlos angebunden wird. Dank des Clever!DMS4SAP ist dies nun möglich. Morgens wird nur das SAP Business One gestartet und sofort kann nahtlos mit dem Kendox DMS gearbeitet werden. Wenn im SAP ein Beleg, zum Beispiel ein Kundenauftrag, geöffnet wird, werden alle korrespondierenden Dokumente automatisch im Kendox DMS rausgesucht und kategorisierter angezeigt.
  10. Ein Ort für alle Dateiformate: Die Art der in einem Unternehmen verwendeten Dateiformate sind nahezu nebensächlich, denn im Kendox DMS können alle Dateiformate abgelegt und rechtssicher archiviert werden.

Wie ging denn nun die eingangs skizzierte Geschichte aus? Nun ja, wenn ein Interessent erst einmal dieses nahtlose Arbeiten und die schier unendlichen Möglichkeiten des Kendox DMS gesehen hat, dann möchte er einfach nicht mehr anders arbeiten. Das papierlose Büro kann endlich Wirklichkeit werden. So hat sich auch die Geschäftsführerin des oben erwähnten Unternehmens für den Einsatz des Kendox DMS in Verbindung mit SAP Business One entschieden und ist bis heute mit ihrer Entscheidung sehr zufrieden.

Und wie sieht es in Ihrem Büro aus? Sind sie bereit für die neue Freiheit jenseits vom Papierwahn?

Prima, dann kontaktieren Sie mich gerne per E-Mail oder telefonisch unter 040 – 228 170 220. Gerne beantworte ich alle Ihre Fragen rund um das Kendox DMS in Verbindung mit unserem Clever!DMS4SAP und SAP Business One.