Fast alle betroffen –
kaum einer weiß es – die „XRechnung“

Die meisten Unternehmen glauben, es geht sie nichts an – Sie auch? Haben Sie Kunden, die mehrheitlich der öffentlichen Hand gehören oder selbst als solche einzustufen sind? Wie zum Beispiel die meisten Stadtwerke, Kassenärztliche Vereinigungen, ÖPNV-Betriebe, Bund, Länder, Kommunen?

Wenn ja, dann sind Sie auch unmittelbar von dem „XRechnung-Verfahren“ betroffen.

 

Was ist eigentlich „XRechnung“ und wofür wird es angewendet?

Die EU-Mitgliedsstaaten haben sich zur Umsetzung eines elektronischen Rechnungsaustausches im öffentlichen Sektor geeinigt.

In Deutschland wurde daraus unter dem Begriff „XRechnung“ ein „Standard““ definiert.

Demnach sollen/dürfen die Unternehmen, wie Ihres, Rechnungen ab einem bestimmten Zeitpunkt (nur noch) im XRechnungs-Format an den öffentlichen Sektor stellen.

 

Da die „XRechnung“ kein bildhaftes Format ist, ist auf der Empfängerseite ein elektronischer Prüfworkflow vorzusehen, der unter anderem die Inhalte der XRechnungs-Dateien für die Benutzer lesbar macht.

Ziel ist es, dass die Daten zwischen Absender (Rechnungssteller) und Empfänger (öffentlicher Sektor) ohne Medienbruch elektronisch ausgetauscht und direkt weiter verarbeitet werden können.
Das bisherige übliche Verfahren von bildhaften Rechnungen, also Rechnungen die in Papierform oder als PDF-Datei vorliegen, sorgt für erhebliche Aufwände und Fehlerquellen. So muss eine bildhafte Rechnung entweder durch einen Menschen oder durch eine intelligente Softwarelösung korrekt interpretiert und in Freigabe- und Buchhaltungssysteme überführt werden. Das fällt bei XRechnungen ersatzlos weg.

 

Zeitliche Brisanz – Verpflichtung

Achtung: Es kann bereits dazu kommen, dass Sie ab dem 27.11.2020 Rechnungen ausschließlich im XRechnungs-Format liefern dürfen!

Wenn Sie mit Behörden bzw. Unternehmen im öffentlichen Sektor (also auch Unternehmen mit Mehrheitsbeteiligung durch Bund, Land oder Kommune) zusammenarbeiten, sollten Sie sich schnellstens mit deren verantwortlichen Stelle auseinandersetzen und klären, ab wann Sie zwingend Rechnungen nur noch im XRechnungs-Format stellen dürfen und wohin diese dann zu „senden“ sind.

Hintergrund: Es gibt hier keine einheitliche Regelung. Die Bundesländer haben die Umsetzung der dahinterstehenden EU-Richtlinie unterschiedlich durchgeführt und auch ganz unterschiedliche Fristen festgesetzt. Der Bund und das Bundesland Bremen sehen jedoch eine Abgabe im XRechnungs-Format zwingend bis spätestens 27.11.2020 vor, dann läuft bereits die Übergangsfrist ab.

Nachzulesen sind die Regelungen der Länder auf den jeweiligen Länder-Seiten und in einer Übersicht auf der Seite der nationalen „Koordinierungsstelle für IT-Standard“ (KOSIT): https://www.xoev.de/xrechnung-16828#%C3%96L
https://www.xoev.de/sixcms/media.php/13/eRechnung-%D6ffentlicheL%E4ndersynopse-2020-07.pdf

 

Empfehlung

Identifizieren Sie zunächst schnellstmöglich die Kunden, die zu dem Kreis der öffentlichen Hand (einschl. Unternehmen wie Stadtwerke, Parkhausbetreiber, ÖPNV usw. in mehrheitlichem Besitz von Kommunen, Land oder Bund) gehören. Setzen Sie sich mit denen auseinander und befragen diese, ab wann die Rechnungsstellung im XRechnungs-Format Pflicht ist bzw. ab wann diese wahlweise zur Verfügung steht und über welchen (Transport-) Weg (per E-Mail, Clearingstelle, FTP-Server, usw.) diese abzugeben sind. Fragen Sie bei den betreffenden Kunden auch nach alternativer Erfassung der Rechnung z. B. in einem Portal.

In SAP wird es zukünftig laut deren Roadmap eine Funktion zur Erzeugung von XRechnungen geben. Wenn Sie schon jetzt Kunden haben, bei denen Sie XRechnung benötigen, nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.